Télétravail (NEW)

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Publié le 31-03-2020 - Mis à jour le 29-03-2021

Depuis le début de la crise sanitaire, il a été fait appel au télétravail pour limiter la propagation du Covid-19. Le recours au télétravail a été imposé ou recommandé en fonction de l'évolution de l'épidémie de Covid-19.

  • Depuis le 27 mars 2021: Les règles relatives au télétravail obligatoire ne changent pas mais les employeurs doivent dorénavant déclarer mensuellement le nombre total de travailleurs de l'entreprise par unité d'établissement et le nombre de travailleurs exerçant une fonction qui ne peut être remplie par le télétravail.
  • Depuis le 2 novembre : Le télétravail redevient obligatoire pour les fonctions qui s’y prêtent et dans le respect de la continuité de la gestion des entreprises et organisations, services et activités. Il n'est plus possible d'organiser des moments de retour au bureau pour les travailleurs dont la fonction se prête au télétravail. (A.M. du 28 octobre 2020 modifié par l'A.M. du 1er novembre 2020)
  • Du 19 octobre au 1er novembre : Le télétravail est la règle pour les fonctions qui s’y prêtent et dans le respect de la continuité de la gestion des entreprises et organisations, services et activités. Il est cependant possible d’organiser le travail en présentiel dans le respect de certaines règles. (A.R. du 18 octobre 2020)
  • Du 4 mai au 18 octobre : Le télétravail n’est plus obligatoire, mais reste recommandé dans toutes les entreprises non essentielles pour tous les membres du personnel dont la fonction s'y prête. (A.M. du 23 mars 2020 modifié et A.M. du 30 juin 2020)
  • Du 23 mars au 4 mai : Le télétravail est obligatoire dans toutes les entreprises non essentielles pour tous les membres du personnel dont la fonction s'y prête. Les entreprises non essentielles dans l’impossibilité de respecter les mesures précitées ont dû fermer. (A.M. du 23 mars 2020).

Avant le 1er janvier 2021, les employeurs tenus d’organiser le télétravail au sein de leur entreprise pouvaient se trouver dans 2 cas de figure :

  1. Les employeurs qui ont déjà déterminé les modalités du recours au télétravail structurel ou occasionnel peuvent se référer aux règles qui y sont déterminées, dans la mesure où elles conviennent à la situation en vigueur.
  2. Les employeurs qui n’avaient pas encore réglé les modalités de télétravail ou lorsque les modalités qui y sont déterminées ne conviennent pas aux circonstances liées à la crise sanitaire, celles-ci pouvaient être fixées d’un commun accord entre l’employeur et le travailleur, et ce sans conditions de forme. En d’autres termes, un simple courriel auquel le travailleur marque son accord suffit.

La deuxième situation décrite ci-dessus fait l’objet désormais d’un encadrement par la CCT n°149 qui prévoit des règles de contenu et de forme pour l’accord à conclure avec le(s) travailleur(s).

Dans quelles circonstances le télétravail est-il appliqué ?

Depuis le 2 novembre 2020, le télétravail est redevenu obligatoire:

  • dans toutes les entreprises, toutes les associations et tous les services ;
  • pour tous les membres du personnel
  • sauf si c'est impossible en raison de la nature de la fonction, de la continuité de la gestion de l'entreprise, de ses activités ou de ses services.

En outre depuis le 27 mars 2021, les employeurs sont obligés de déclarer mensuellement le nombre total de travailleurs de l'entreprise par unité d'établissement et le nombre de travailleurs exerçant une fonction qui ne peut être remplie par le télétravail (v. formulaire ONSS de déclaration du télétravail). Par fonction incompatible avec le télétravail on entend toutes les fonctions, qui par leur nature, ne peuvent être exercées que sur place. Les personnes qui exceptionnellement doivent être présentes parce qu'elles doivent par exemple récupérer du matériel, imprimer certains documents ou participer à un entretien d'évaluation, peuvent en fournir une justification et ne doivent pas être reprises dans le nombre des fonctions incompatibles avec le télétravail. Cela vaut aussi pour les membres de la direction et les personnes qui appartiennent au management en ligne (par exemple les chefs d'ateliers, chefs d'équipes,...).

Si le télétravail à domicile est impossible, les entreprises, associations et services prennent les mesures nécessaires pour garantir le respect maximal des règles de distanciation sociale, en particulier le maintien d'une distance de 1,5 mètre entre chaque personne. Ils fournissent aux membres du personnel qui ne peuvent pas faire du télétravail à domicile une attestation ou toute autre preuve confirmant la nécessité de leur présence sur le lieu de travail (v. Travail en présentiel).

Comment établir un cadre juridique approprié au télétravail dans le cadre du Covid-19 ?

Les conditions du télétravail doivent faire l’objet d’un accord entre employeur et travailleur.

En principe, l’employeur et le travailleur ont déjà pris soin de déterminer les modalités du télétravail:

  • la mise à disposition éventuelle par l’employeur de l’équipement nécessaire pour le télétravail et le support technique (ex : mise à disposition d’un ordinateur portable, utilisation d’un ordinateur personnel, logiciels de partage de document, logiciels de réunions à distance ...) ;
  • l’éventuelle accessibilité du travailleur pendant le télétravail;
  • la prise en charge éventuelle par l’employeur des frais relatifs au télétravail (p.ex. indemnité forfaitaire en cas d’utilisation d’un ordinateur personnel)
  • éventuellement la durée du télétravail : date fixe ou référence aux mesures de protection contre le COVID (condition extinctive)
  • éventuellement l'alternance entre télétravail et travail au bureau ou le retour au télétravail après un retour au bureau.

 

Bien que le télétravail soit la norme depuis un certain temps en tant que mesure visant à prévenir la propagation du Covid-19, un cadre juridique approprié spécifique au télétravail faisait défaut.

Avec la CCT n° 149 du 26 janvier 2021, a été instauré un régime temporaire spécifique au télétravail recommandé ou imposé par le gouvernement en raison de la crise du coronavirus.

Les employeurs qui, avant le 1er janvier 2021, n’ont mis en place aucun des dispositifs visant à organiser le télétravail pour lutter contre la propagation du COVID-19, devront conclure un accord collectif ou individuel avec les travailleurs, qui respecte les règles prévues par la CCT n°149.

Champ d’application et obligations prévues par la CCT n°149 ?

La CCT n°149 prévoit un cadre juridique supplétif concernant le télétravail recommandé ou obligatoire en raison de la crise du coronavirus, c’est-à-dire qu'elle s'applique :

  • aux situations de télétravail obligatoire ou recommandé imposées par les autorités publiques, dans le cadre des mesures visant à prévenir et à éviter la propagation du coronavirus (voir ci-dessus)

  • aux employeurs qui avant le 1er janvier 2021 :

  • SOIT n’ont pas mis en place de cadre pour le télétravail

    • structurel (sur base de la CCT n°85) ET/OU

    • occasionnel (sur base de la loi du 5 mars 2017 sur le travail faisable et maniable)

  • SOIT n’ont pas prévu d’accord collectifs ou individuels pour encadrer le télétravail dans le cadre de la crise sanitaire (télétravail corona dans le respect de la concertation sociale.

    • Exemple : Modification du règlement de travail, mise en place d’une CCT, accords individuels par mail avec chaque travailleur, autres formes d’accords collectifs ou individuels...

Situation 1: un accord existe déjà au 1er janvier 2021

Tous les accords sur le télétravail qui étaient conclus avant le 1er janvier 2021 restent valables – ces accords ont en effet été conclus dans le cadre de la loi sur le travail faisable et maniable ou dans le cadre de la CCT n° 85. Le Conseil national du travail les considère comme suffisants pour régler le télétravail recommandé ou imposé par le gouvernement en raison de la crise du coronavirus. Si l'accord existant ne couvre pas l’ensemble des éléments de contenu prévus par la CCT n°149, l’employeur n'est pas obligé de conclure des accords supplémentaires – l’accord tel qu’il existe est suffisant.

Situation 2: un accord doit être conclu avec le(s) travailleur(s)

L'association peut :

  • conclure une CCT au niveau de l'entreprise ;

  • modifier le règlement de travail ;

  • conclure des accords individuels ;

  • conclure un accord collectif ;

  • introduire une politique.

Ces accords peuvent être communiqués aux travailleurs via l'intranet, par mail ou lors d’une réunion numérique. Ceux-ci devront respecter les règles de la concertation sociale au sein des entreprises :

  • avec les instances représentatives des travailleurs compétentes (Délégation syndicale, conseil d’entreprise, CPPT)

  • OU à défaut de telles instances : avec les travailleurs eux-mêmes.

Quelles sont les conditions de travail applicables ?

Le télétravailleur doit bénéficier des mêmes droits en matière de conditions de travail et il doit être soumis à une charge de travail et à des normes de prestation équivalentes à celles des travailleurs comparables occupés dans les locaux de l'employeur.

Le télétravailleur gère l'organisation de son travail dans le cadre de la durée du travail applicable dans l'entreprise.

Cela signifie que le travailleur doit donc prester le nombre d’heures prévues dans son horaire de travail, sans avoir à respecter strictement son horaire de travail à cet égard.

Lorsqu’un travailleur doit interrompre son temps de travail pendant une heure, il devra rattraper cette heure plus tard dans la journée en dehors du cadre de son horaire de travail normal et sans que cela soit considéré comme une heure supplémentaire.

Les règles relatives au bien-être au travail s'appliquent, quel que soit le lieu de travail, y compris lorsqu'un travailleur travaille à son domicile.

  • L'employeur doit informer les travailleurs de la politique de l'entreprise en matière de bien-être au travail, et notamment des dispositions en lien avec le télétravail. Exemple : Mesures de prévention, règles pour l’utilisation d'écrans d'ordinateur, soutien technique et informatique, prévention des risques psychosociaux, etc.
  • Le travailleur doit également pouvoir consulter le conseiller en prévention-médecin du travail s'il le souhaite, de manière appropriée (par exemple par vidéoconférence).
  • L'employeur doit veiller à ce que les travailleurs restent en contact avec leurs collègues et avec l'entreprise et doit prendre des mesures pour éviter l'isolement dans le respect des mesures sanitaires en vigueur.
  • Les télétravailleurs reçoivent des informations et, s'ils en ont besoin, une formation appropriée sur les modalités du télétravail.

La loi sur les accidents du travail a été adaptée de sorte que le télétravailleur sera couvert en cas :

  • d’accident de travail ou sur le chemin du travail
  • pour le trajet aller et retour de son domicile à l’école ou à la garderie
  • pour le trajet aller et retour du domicile au lieu pour prendre ou se procurer son repas (mêmes règles que pour le travailleur en entreprise).

Ces informations ont été confirmées par notre compagnie d'assurance (Assuralia) également dans le cadre des mesures de crise que nous connaissons actuellement.

Pour être considéré comme tel, un accident du travail doit se dérouler dans le cadre du contrat de travail. Le télétravailleur doit donc se trouver sous l’autorité de son employeur et exécuter son contrat de travail quand son accident survient (Ex. Un collaborateur qui monte sur sa toiture n’est donc pas couvert).

Comment apporter la preuve ? La preuve est présumée si les conditions définies dans la loi sur les accidents du travail sont remplies :

  • il faut un écrit (sous n’importe quelle forme) qui autorise le travailleur à faire du télétravail,
  • qui prévoit le lieu d'exécution du travail (à défaut la présomption s'appliquera à la résidence ou sur le ou les lieux dans lesquels le télétravailleur effectue habituellement son télétravail) ,
  • et l’horaire du télétravail (à défaut la présomption s'appliquera pendant les heures de travail que le télétravailleur devrait prester s'il était occupé dans les locaux de l'employeur)  

S’il n’y a pas d’écrit, il y a toujours couverture, mais les règles normales de preuve s’appliquent.

En cas d’accident, il est conseillé de récolter un maximum d’information quant aux circonstances de l’accident (notamment auprès de témoins si possible) et la déclaration immédiate à l’employeur est préconisée.

Contenu de l'accord à conclure avec le(s) travailleur(s)

La CCT n°149 prévoit l’obligation pour l’employeur de prévoir un cadre (collectif ou individuel) pour le télétravail "Corona" (si aucun autre cadre n’a été prévu avant le 1er janvier 2021, v. ci-dessus). Elle prévoit un cadre de référence pour la conclusion de ces accords qui consiste en une série d’éléments devant au minimum faire l’objet d’un accord avec le(s) travailleur(s).

  • Matériel fourni par l’employeur ou mis à disposition par le travailleur

L'employeur est tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail (Ex. ordinateur portable, imprimante, etc.) Employeur et travailleur doivent s’entendre sur l’assistance technique fournie au travailleur si nécessaire. L’accord prévoit également que le travailleur puisse utiliser son propre équipement dans le cadre du télétravail. Dans ce cas, l’accord doit prévoir les conditions de cette utilisation.

  • Remboursement éventuel des frais

L'employeur et le travailleur doivent s’accorder sur le remboursement des frais qu'un travailleur encourt lorsqu'il utilise son propre équipement, sur l'installation de programmes sur son propre équipement pour effectuer son travail et sur le remboursement des (éventuels) frais de connexion supplémentaires. La CCT ne stipule pas que l'employeur doit fournir une certaine compensation, mais que l'employeur et le travailleur doivent en discuter et s'entendre à ce sujet (l'accord peut également stipuler qu'aucune compensation n'est due).
Ces accords tiennent compte de tous les coûts ou compensations que l'employeur rembourse au travailleur (comme, par exemple, une compensation continue pour les vélos, même si le travailleur ne se rend plus au travail à vélo). Nous nous pencherons ci-après sur les montants forfaitaires maxima acceptés par l’ONSS et l’administration fiscale et donnant lieu à une exonération des prélèvement sociaux et fiscaux.

  • Horaires de travail

En télétravail, le travailleur travaille en fonction des horaires de travail applicables dans l'entreprise. Si nécessaire, un horaire différent est fixé dans le document réglementant le télétravail. Si ce n'est pas le cas, le travailleur travaille en principe selon ses horaires normaux. Employeur et travailleurs s’entendent sur la disponibilité demandée au travailleur c’est-à-dire  les heures où le travailleur doit ou ne doit pas être disponible pour l'employeur.

  • Contrôle du travail par l’employeur

L'employeur peut exercer un contrôle sur les résultats et/ou l'exécution du travail. Dans la mesure du possible, employeur et travailleur(s) s’entendent sur les critères d’évaluation et de suivi du travail. L’employeur informe le travailleur de la façon dont il effectuera le contrôle. L'employeur ne peut pas surveiller le travailleur en permanence, pour éviter de porter atteinte au droit du travailleur à la vie privée.

  • Concertation sociale

Un travailleur qui effectue son travail à son domicile conserve ses droits collectifs, comme dans les locaux de l'employeur. Il a le droit de communiquer avec les représentants des travailleurs et ceux-ci avec lui. En outre, les représentants des travailleurs doivent disposer des moyens nécessaires pour communiquer avec les travailleurs et pour remplir leurs obligations syndicales, par exemple via l'intranet.

Exemple de courriel organisant le télétravail à domicile (afin de limiter la propagation du COVID-19)

Cher ….

Depuis ce 2 novembre 2020, un arrêté ministériel rend le télétravail à domicile obligatoire pour toutes les fonctions qui s’y prêtent.

Nous vous demandons donc de travailler à partir de chez vous dès aujourd’hui et, conformément à la CCT n°149, nous vous proposons les modalités suivantes :

  1. Équipement : --- (Ex. L’ASBL met à votre disposition un ordinateur ou l’ASBL vous demande d’utiliser votre ordinateur personnel et organise l’accès au serveur de telle ou telle manière, …)
  2. Accessibilité pendant les heures de travail : --- (Ex. L’ASBL a mis à votre disposition un GSM de fonction dont le numéro a été communiqué sur le site de l’ASBL ou l’ASBL a placé sur son site un message invitant à prendre contact par mail avec leur personne de référence au sein de l’équipe. Nous attendons de vous que vous repreniez contact par mail, au moins pour accuser réception dans le courant de la journée de travail …)
  3. Prise en charge des frais : --- (Ex. L’ASBL ayant mis tout le matériel à votre disposition, elle ne prendra pas en charge d’autres frais ou l’ASBL interviendra dans vos frais de téléphone et d’internet à concurrence de … »
  4. Alternance avec du travail en présentiel lorsque les besoins professionnels ou la continuité des services l'exigent moyennant la mise en place de mesures appropriées pour offrir une garantie maximale des règles sanitaires en vigueur...

Ces mesures entrent en vigueur immédiatement et jusqu’à ce que les mesures exceptionnelles prises par arrêtés ministériels pour limiter la propagation du COVID-19 prennent fin.

Merci de bien vouloir nous faire parvenir par retour de mail votre accord avec cette façon de travailler.

Nous espérons nous retrouver très rapidement.

….

L'employeur doit-il prendre à sa charge les frais de télétravail ?

Beaucoup d’employeurs se demandent s’ils peuvent ou doivent octroyer une indemnité à leurs travailleurs qui, suite aux mesures gouvernementales prises afin de limiter la propagation du COVID-19, travailleront entièrement à la maison pendant quelques temps.

Généralités

De manière générale, les frais de mise à disposition des matériels et accessoires nécessaires à l’exécution du contrat de travail incombent en principe à l’employeur. Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que :

  • En matière de télétravail occasionnel, il n’y a aucune obligation d’intervenir dans les frais de télétravail si cela n’a pas été prévu conventionnellement.
  • En matière de télétravail structurel, il y a une obligation de prise en charge des frais de matériel et de connexion en vertu de la CCT 85.
  • Lorsque le télétravail est instauré dans le cadre des mesures prises afin de limiter la propagation du COVID-19, il s’agit d’une forme de télétravail qui ne rentre ni dans le cadre de la CCT 85, ni dans celui du télétravail occasionnel et le principe général du remboursement des frais propres à l’employeur est d’application. Cette position a été confirmée par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale qui considère qu'il faut raisonner par analogie avec l'article 9 de la CCT n° 85 du 9 novembre 2005 concernant le télétravail. Ceci implique que l'employeur est tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir et qu'il indemnise ou paie les coûts des connexions et communications liées au télétravail. Si le télétravailleur utilise ses propres équipements, les frais d'installation des programmes informatiques, les frais de fonctionnement et d'entretien ainsi que le coût de l'amortissement de l'équipement, liés au télétravail, incombent à l'employeur. L’employeur a le choix de rembourser sur base de justificatifs, ou d’utiliser des montants forfaitaires.
  • Comme mentionné ci-dessus, la CCT n°149 prévoit dorénavant que l'employeur et le travailleur doivent s’accorder sur le remboursement des frais qu'un travailleur encourt lorsqu'il utilise son propre équipement, sur l'installation de programmes sur son propre équipement pour effectuer son travail et sur le remboursement des (éventuels) frais de connexion supplémentaires. La CCT ne stipule pas que l'employeur doit fournir une certaine compensation, mais que l'employeur et le travailleur doivent en discuter et s'entendre à ce sujet (l'accord peut également stipuler qu'aucune compensation n'est due). Ces accords tiennent compte de tous les coûts ou compensations que l'employeur rembourse au travailleur (comme, par exemple, une compensation continue pour les vélos, même si le travailleur ne se rend plus au travail à vélo).
  • Nous nous pencherons ci-après sur les montants forfaitaires maxima acceptés par l’ONSS et l’administration fiscale et donnant lieu à une exonération des prélèvement sociaux et fiscaux. En cas de dépassement de ces montants, l’entièreté pourrait être soumise à cotisations sociales et fiscales SAUF s’il est possible de justifier de la totalité du montant. Il n’y a, à ce jour, aucune garantie que ces indemnités seront prises en charge par les pouvoirs subsidiants.

Frais d’internet et d’utilisation de son ordinateur privé

Le forfait de frais exonéré d'impôt que l'employeur peut allouer à un télétravailleur s'élève à 20 euros par mois maximum pour l'utilisation de son propre ordinateur et à 20 euros par mois maximum pour l'utilisation de sa propre connexion internet dans le cadre du télétravail (soit au total 40 euros par mois).

Ex. Un travailleur bénéficie d’un ordinateur portable fourni par l’employeur. Il ne pourrait dès lors que bénéficier d’une intervention de 20 euros par mois pour l’utilisation de sa connexion internet privée. Lorsque l’employeur intervenait déjà dans ses frais d’abonnement avant les mesures de confinement, il ne bénéficiera d’aucune intervention complémentaire pour les frais d’internet et d’ordinateur.

L'ONSS accepte que ces montants forfaitaires puissent également être exonérés de cotisations de sécurité sociale pour autant que :

  • le travailleur utilise son propre ordinateur et/ou sa propre connexion à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (ce qui sera le cas ici puisqu’il y a une obligation de télétravail pour une période encore indéterminée)
  • l'employeur n'intervienne pas d'une autre manière dans ces frais d’ordinateur et/ou internet (en prenant une partie du prix d'achat de l’ordinateur à sa charge, par exemple).

Lorsque seul(s) un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante et/ou un scanner du travailleur (liste limitative) est (sont) utilisé(s) pour l'activité professionnelle (l'ordinateur étant mis à disposition par l'employeur), le forfait de 20 euros pour l'utilisation d'un ordinateur privé n'est pas applicable. Néanmoins, dans ce cas, l’Administration accepte qu'une indemnité de 5 euros (montant non indexable) par mois et par élément soit accordée pendant une durée maximale de 3 ans.

Une limite absolue d’un montant maximal de 10 euros (montant non indexable) par mois s’applique. Dans le cas de prestations à temps partiel, ces montants maximaux ne doivent pas être réduits proportionnellement.

L'administration accepte bien entendu l’octroi de ce forfait à condition que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais.

Frais de bureau

En plus des indemnités pour frais d’internet et utilisation de son ordinateur privé mentionnées ci-dessous, il est également possible pour les employeurs de payer une indemnité pour frais de bureau qui sert à couvrir le chauffage, l’électricité, le petit matériel de bureau, encre et feuilles de l’imprimante... Cette indemnité peut être payée aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail. On entend par "télétravail structurel et régulier" l’équivalent d'une journée de travail par semaine (p. ex. une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle. La circulaire précédente parlait d’un minimum de 5 jours par mois mais cette exigence n’est plus reprise dans la circulaire 2021/C/20.

Aucun ruling fiscal ne doit être demandé, pour autant que l’indemnité soit accordée en respectant les conditions reprises dans la circulaire 2021/C/20 du SPF Finances, entre autres :

  • un montant maximal de 129,48 euros par mois. Le gouvernement a décidé d'augmenter le montant maximal de 129,48 euros par mois pour les mois d'avril, mai et juin 2021 à un montant maximal de 144,31 euros par mois.
  • du télétravail régulier et structurel est réellement effectué, à savoir au moins une journée de travail par semaine;
  • aucune distinction n’est faite entre différentes catégories de fonctions (à temps plein ou partiel);
  • l’employeur tient en permanence à disposition, les listes nominatives des travailleurs qui bénéficient pour un exercice d’imposition déterminé des indemnités;
  • l’indemnité peut également être payé pendant la période normale des congés de vacances, mais doit être réduit proportionnellement en cas d’absence de longue durée pour d’autres raisons que les congés de vacances annuelles.
Si l’employeur souhaite verser une indemnité qui ne s’inscrit pas dans ce cadre, il lui est toujours conseillé de conclure un ruling fiscal.

Pour les travailleurs qui ne bénéficient pas encore d’une indemnité pour les frais de bureaux dans le cadre du télétravail structurel

Pour bénéficier d’une exonération de cotisations sociales, l’ONSS a fixé le montant maximal de cette indemnité à 129,48 euros par mois depuis le 1er avil 2020. Le gouvernement a décidé d'augmenter le montant maximal de 129,48 euros par mois pour les mois d'avril, mai et juin 2021 à un montant maximal de 144,31 euros par mois. Cette indemnité de bureau peut être octroyée sans cotisations de sécurité sociale à tous les travailleurs qui travaillent à la maison, même aux travailleurs qui ne travaillaient pas à la maison avant les mesures prises afin de limiter la propagation du COVID-19 et pour lesquels l’employeur n’avait pas conclu formellement de convention de télétravail.

Pour les travailleurs qui bénéficiaient déjà d’une indemnité pour les frais de bureaux dans le cadre du télétravail structurel ou de prestations à domicile au sens de la loi 3 juillet 1978

Pour l’ONSS, les employeurs qui organisent le télétravail de manière structurelle ou emploient des travailleurs à domicile au sens de la loi du 3 juillet 1978 peuvent payer une indemnité s’élevant jusqu’à 10% de la rémunération brute pour les jours des prestations en télétravail ou à domicile prévues dans la convention de télétravail

Ex. Un travailleur à temps plein télétravaille 2 jours par semaine. Son salaire s’élève à 2000 euros par mois. La convention de télétravail peut prévoir une intervention de l’employeur s’élevant à maximum 10% * 2000 euros  * 2/5, soit 80 euros.

Lorsque le montant de l'indemnité prévue dans la convention de (télé)travail est supérieur à 129,48 euros, l’employeur doit continuer à payer l’indemnité prévue. En aucun cas, il ne pourra l’augmenter pour tenir compte du fait que le télétravailleur a augmenté son temps de télétravail suite aux mesures prises afin de limiter la propagation du COVID-19.

Lorsque l’indemnité payée sur base de la convention de télétravail initiale ne dépasse pas 129,48 euros l’employeur ne peut pas augmenter l’indemnité de télétravail non plus. Toutefois, il pourra supprimer l’indemnité contractuelle initiale et la remplacer par une indemnité forfaitaire de maximum 129,48 euros pour la durée des mesures prises afin de limiter la propagation du COVID-19 (voire au-delà, s’il le souhaite).

Remboursement d’autres frais avancés par le travailleur

Si le travailleur doit effectuer d’autres dépenses (achat d’un écran, d’une imprimante ou d’un scanner…), l’employeur peut également les rembourser. Pour cela, il n’existe pas de forfait, le remboursement doit s’effectuer sur la base des coûts réels (donc moyennant justificatifs et éventuellement au prorata de leur utilisation professionnelle). Dans certains cas, il est possible pour l'employeur d'intervenir, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau, dans l'achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique financé par le travailleur sans que ces remboursements ne doivent être portés en réduction de l'indemnité forfaitaire de bureau, aux conditions cumulatives suivantes:

  • ils s’appuient sur des pièces justificatives réelles; ET
  • ils sont liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale.
Les éléments de mobilier ou de matériel informatique qui peuvent faire l’objet d’un remboursement sont fixés de manière limitative: un siège de bureau, une table de bureau, une armoire de bureau, une lampe de bureau fonctionnelle, un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante et/ou un scanner, un clavier, une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball), un casque téléphonique ou appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un PC.

Attention : un siège de bureau ergonomique, une table de bureau, une souris, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball) peuvent entrer en considération si l’employeur met ce type de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail.

L’employeur doit tenir les pièces justificatives à disposition de l’Administration et en cas de prestations à temps partiel, le montant de tels remboursements ne doit pas être réduit proportionnellement en fonction du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail.

 

Qu'en est-il des autres frais pris en charge habituellement par l'employeur ?

Télétravail et chèques-repas

Le télétravailleur doit bénéficier des mêmes droits que tous les travailleurs en matière de conditions de travail.

S'il existe une convention collective d’entreprise dans l'association selon laquelle les travailleurs ont droit à des chèques-repas, ceux-ci doivent également être accordés pour chaque jour où le travailleur fait effectivement du télétravail, même dans l’hypothèse du télétravail rendu obligatoire par les mesures pour lutter contre le COVID-19. Cela signifie que pour tout jour de travail presté, il a droit à un chèque-repas. Peu importe que le travail soit presté au bureau ou à domicile.

Télétravail et indemnité de repas

Le principe applicable aux chèques-repas n’est pas transposable à l’hypothèse où l'employeur accorde une indemnité repas aux travailleurs non sédentaires. En effet, une indemnité repas ne peut être accordée qu'à un travailleur qui est obligé de se déplacer pendant au moins 4 heures consécutives pendant la journée de travail et qui n'a pas d'autre choix que de prendre un repas en dehors de chez lui. Le travailleur confiné en télétravail n'a donc pas droit à une indemnité repas vu que les conditions de déplacement ne sont pas remplies.

Télétravail et frais de déplacement domicile - lieu de travail

L’employeur n’est tenu d’intervenir que pour les frais de déplacement domicile - lieu de travail réellement effectués par les travailleurs.

Si le travailleur doit travailler à domicile suite au confinement, il n’effectue plus de déplacement domicile - lieu de travail. Par conséquent, le travailleur n'encourt plus de frais. L'employeur n'est donc plus tenu d'accorder une intervention dans les trajets domicile - lieu de travail pour les jours de télétravail obligatoires.

Seule exception concernant les transports publics : si le travailleur a un abonnement en cours (abonnement mensuel ou annuel), l'employeur devra continuer à payer une intervention pour cet abonnement dans la mesure où il ne peut être remboursé.

En date du 31 mars 2020, les organisations de transport public n’avaient encore rien publié sur une éventuelle possibilité pour les employeurs qui appliquent le système du tiers-payant de suspendre temporairement leur intervention dans l’abonnement du travailleur contraint à télétravailler dans le cadre des mesures destinées à lutter contre la propagation du COVID-19.