Télétravail

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Publié le 31-03-2020 - Mis à jour le 10-03-2022

Depuis le début de la crise sanitaire, il a été fait appel au télétravail pour limiter la propagation du Covid-19. Le recours au télétravail a été imposé ou recommandé en fonction de l'évolution de l'épidémie de Covid-19.

  • À partir du 7 mars 2022: Le télétravail n’est plus obligatoire ni recommandé. Le télétravail peut toujours être organisé pour les membres du personnel dont la fonction s’y prête. Le télétravail est exécuté conformément aux Conventions Collectives de Travail et accords existants (A.R. du 5 mars 2022 modifiant l’A.R. du 28 octobre 2021 et A.R. du 11 mars 2022 modifiant l’A.R. du 28 octobre 2021). La CCT n°149 a pris fin le 31 mars 2022.
  • Depuis le 18 février 2022, l'obligation de télétravail est levée. Le télétravail redevient recommandé en raison de la crise sanitaire. Le télétravail est exécuté conformément aux Conventions Collectives de Travail et accords existants.
  • Du 20 novembre 2021 au 17 février 2022, le télétravail est obligatoire pour les fonctions qui s'y prêtent et dans le respect de la continuité de la gestion des entreprises et organisations, services et activités. Cependant, un moment de retour au travail peut être organisé de commun accord pour maximum un jour ouvrable par semaine. Par jour, un maximum de 20 % des personnes pour lesquelles le télétravail à domicile est obligatoire, peuvent être présentes simultanément dans l'unité d'établissement, à l'exception des PME comptant moins de dix personnes employées, un maximum de cinq personnes pouvant être présentes dans l'unité d'établissement. Les employeurs doivent à nouveau déclarer mensuellement le nombre total de travailleurs de l'entreprise par unité d'établissement et le nombre de travailleurs exerçant une fonction qui ne peut être remplie par le télétravail. Ils doivent en outre fournir une attestation (ou tout autre document) aux personnes ne pouvant pas télétravailler, afin de justifier leur présence sur le lieu de travail en cas de contrôle.
  • Du 1er au 19 novembre 2021, le télétravail est à nouveau hautement recommandé en raison de la crise sanitaire. Le télétravail est exécuté conformément aux Conventions Collectives de Travail et accords existants.
  • Du 31 août 2021 au 31 octobre 2021, le télétravail hautement recommandé en raison de la crise sanitaire avait pris fin. Les employeurs étaient invités par le Comité de Concertation à implémenter le télétravail de façon structurelle au sein de leur asbl.
  • Du 27 juin 2021 au 30 août 2021, le télétravail redevient hautement recommandé et non plus obligatoire, dans tous les entreprises, associations et services, quelle que soit leur taille, pour tous les membres du personnel dont la fonction s'y prête. Le télétravail est exécuté conformément aux Conventions Collectives de Travail et accords existants. Dès le mois de juillet 2021, les employeurs ne doivent plus introduire la déclaration de télétravail.
  • Du 9 juin 2021 au 26 juin 2021, le télétravail reste obligatoire pour les fonctions qui s'y prêtent et dans le respect de la continuité de la gestion des entreprises et organisations, services et activités. Cependant, un moment de retour au travail peut être organisé de commun accord pour maximum un jour ouvrable par semaine. Par jour, un maximum de 20 % des personnes pour lesquelles le télétravail à domicile est obligatoire, peuvent être présentes simultanément dans l’unité d’établissement, à l’exception des PME comptant moins de dix personnes employées, un maximum de cinq personnes pouvant être présentes dans l’unité d’établissement.
  • Du 27 mars 2021 au 8 juin 2021: Les règles relatives au télétravail obligatoire ne changent pas, mais les employeurs doivent dorénavant déclarer mensuellement le nombre total de travailleurs de l'entreprise par unité d'établissement et le nombre de travailleurs exerçant une fonction qui ne peut être remplie par le télétravail.
  • Du 2 novembre 2020 au 26 mars 2021 : Le télétravail redevient obligatoire pour les fonctions qui s’y prêtent et dans le respect de la continuité de la gestion des entreprises et organisations, services et activités. Il n'est plus possible d'organiser des moments de retour au bureau pour les travailleurs dont la fonction se prête au télétravail. (A.M. du 28 octobre 2020 modifié par l'A.M. du 1er novembre 2020)
  • Du 19 octobre 2020 au 1er novembre 2020 : Le télétravail est la règle pour les fonctions qui s’y prêtent et dans le respect de la continuité de la gestion des entreprises et organisations, services et activités. Il est cependant possible d’organiser le travail en présentiel dans le respect de certaines règles. (A.R. du 18 octobre 2020)
  • Du 4 mai 2020 au 18 octobre 2020 : Le télétravail n’est plus obligatoire, mais reste recommandé dans toutes les entreprises non essentielles pour tous les membres du personnel dont la fonction s'y prête. (A.M. du 23 mars 2020 modifié et A.M. du 30 juin 2020)
  • Du 23 mars 2020 au 4 mai 2020 : Le télétravail est obligatoire dans toutes les entreprises non essentielles pour tous les membres du personnel dont la fonction s'y prête. Les entreprises non essentielles dans l’impossibilité de respecter les mesures précitées ont dû fermer. (A.M. du 23 mars 2020).

Dans quelles circonstances le télétravail est-il appliqué ?

À partir du 7 mars 2022: Le télétravail n’est plus obligatoire ni recommandé. Le télétravail peut toujours être organisé pour les membres du personnel dont la fonction s’y prête. Le télétravail est exécuté conformément aux Conventions Collectives de Travail et accords existants (A.R. du 5 mars 2022 modifiant l’A.R. du 28 octobre 2021 et A.R. du 11 mars 2022 modifiant l’A.R. du 28 octobre 2021). La CCT n°149 a pris fin le 31 mars 2022.

Depuis le 1er septembre 2021, il est également conseillé d'implémenter le télétravail conformément aux règles de la Convention Collective de Travail n°85 (ci-après CCT n°85), qui organise le télétravail structurel. Cela suppose donc la réalisation d’un écrit (convention, avenant au contrat de travail, ou CCT). Celui comportera un certain nombre de mentions obligatoires (voir ci-dessous).

Comment établir un cadre juridique approprié au télétravail dans le cadre du Covid-19 ?

Les conditions du télétravail doivent faire l’objet d’un accord entre employeur et travailleur (voir article épinglé relatif à l’organisation du télétravail). 
Depuis le 1er septembre, les employeurs invités par le Comité de concertation à implémenter le télétravail de façon structurelle au sein de leur asbl peuvent se trouver dans plusieurs cas de figure :
 
  1. L’employeur a déjà déterminé les modalités du recours au télétravail structurel. Les accords conclus conformément à la CCT n°85 du CNT restent valables. Les employeurs et les travailleurs peuvent se référer aux règles qui y sont déterminées, dans la mesure où elles conviennent à la situation en vigueur.
  2. L’employeur a réglé les modalités de télétravail liées à la crise sanitaire conformément à la CCT n°149 du CNT qui prévoyait un cadre juridique temporaire et supplétif concernant le télétravail recommandé ou obligatoire en raison de la crise du coronavirus. Cette CCT a été prolongée jusqu'31 mars 2022. Les instruments juridiques élaborés durant cette période peuvent toujours être utilisés. Il est conseillé de confronter ce cadre juridique existant avec celui de la CCT n°85 et de prévoir les mentions obligatoires qui seraient manquantes.
  3. L’employeur avait réglé les modalités de télétravail dans des accords antérieurs à l’entrée en vigueur de la CCT n°149 (donc avant le 1er janvier 2021). Ces accords préexistants restent valables, mais il faut confronter ce cadre juridique existant avec celui de la CCT n°85 afin de prévoir les mentions obligatoires qui seraient manquantes.
  4. L’employeur d’un cadre général de télétravail occasionnel. Les accords conclus dans le cadre de la loi sur le travail faisable et maniable restent valables. Les employeurs et les travailleurs peuvent se référer aux règles qui y sont déterminées, dans la mesure où elles conviennent à la situation en vigueur.
  5. L’employeur ne dispose pas d’un cadre juridique relatif au télétravail. Dans un tel cas, si le recours au télétravail persiste, il y a lieu d’implémenter un tel cadre (éventuellement à durée limitée).

Qu’est-ce que le télétravail structurel et comment l’implémenter ?

Le télétravail structurel (CCT n°85) est le télétravail effectué de façon constante, régulière et permanente. Il n’y a pas de nombre de jours maximum à prester sur une semaine, mais les accords entre l’employeur et le travailleur peuvent prévoir de nombreuses modalités.
Il peut être organisé à durée indéterminée, en référence à la durée du contrat de travail du travailleur ou organisé de manière temporaire, c’est-à-dire pour une durée déterminée (Ex. : du 1er septembre au 31 décembre 2021). Cela permettrait aux employeurs d’avoir un cadre qui correspondait à la fois aux exigences des autorités compétentes durant la crise sanitaire et aux règles de droit du travail, sans engagement à long terme. Ce cadre pourrait faire l’objet de prolongations éventuelles en fonction des besoins de l’employeur. 
 
Une série de mentions sont obligatoires :
  • La fréquence du télétravail (nombre de jours de télétravail et nombre de jours de travail en présentiel)
  • Les moments durant lesquels le télétravailleur doit pouvoir être joignable (et par quel moyen)
  • Les modalités de prise en charge des frais liés au télétravail
  • Les lieux où le télétravail peut être réalisé
  • Le support technique mit à disposition des travailleurs et sa disponibilité horaire
  • Les modalités du retour du travail en présentiel (dans les locaux de l’asbl) 

Contenu de l'accord à conclure avec le(s) travailleur(s)

Les mentions obligatoires doivent être reprises dans l’accord conclu conformément à la CCT n°85.

Fréquence du télétravail

Il est possible de fixer les jours de la semaine pour lesquels le travailleur effectuera le télétravail (Ex. : le lundi et le vendredi). Il n’y a pas de nombres de jours de télétravail obligatoire, mais d’un point de vue fiscal et social, afin de pouvoir répondre aux conditions permettant d’être exonéré de cotisations sociales et d’impôts en cas d’indemnité de bureau fournie par l’employeur, le travailleur devrait télétravailler au minimum 1 jour par semaine. Cela peut être organisé sur une base mensuelle de différentes manières (sans proratisation) :
  • 1 jour / semaine
  • 2 1/2 jours / semaine
  • 2 heures/jour dans une semaine de 5 jours
  • 1 semaine / mois.
Il est également possible d’indiquer les jours de la semaine pour lesquels le travailleur devra être obligatoirement présent dans les locaux de l’asbl (exemple : les mardi, mercredi et jeudi).
Quelle que soit l’option choisie, il est fortement conseillé de prévoir une clause en vertu de laquelle les jours de télétravail fixés pourront être déplacés, si cela s’avère nécessaire aux besoins de l’asbl (Ex. réunions d’équipe obligatoires…).

Matériel fourni par l’employeur ou mis à disposition par le travailleur

L’employeur est tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail (Ex. ordinateur portable, imprimante, etc.). L’employeur et le travailleur doivent s’entendre sur l’assistance technique fournie au travailleur si nécessaire. L’accord peut également prévoir que le travailleur puisse utiliser son propre équipement dans le cadre du télétravail. Dans ce cas, l’accord doit prévoir les conditions de cette utilisation.

Remboursement éventuel des frais

Avant le début du télétravail, l’employeur et le travailleur doivent s’accorder sur la fixation des coûts pris en charge par l’employeur. Il est possible d’envisager 2 options pour l’intervention financière de l’employeur dans le coût que représente le télétravail : le forfait ou le remboursement de frais réels. Ces 2 systèmes ne sont pas cumulatifs et l’employeur devra par conséquent choisir l’un ou l’autre.
Nous nous pencherons ci-après sur les montants forfaitaires maxima acceptés par l’ONSS et l’administration fiscale et donnant lieu à une exonération des prélèvements sociaux et fiscaux.
 
Horaires de travail

Le télétravailleur est libre d’organiser son temps de travail comme il le souhaite pour autant que son travail soit effectué de manière correcte et dans les délais requis. La flexibilité n’est toutefois pas sans limites. Il est en effet interdit à l'employeur de faire effectuer des prestations de travail aux travailleurs en dehors des horaires de travail repris dans le règlement de travail. Cela peut se faire selon plusieurs possibilités :

  • Sur base de son horaire de travail habituel (proposition 1 dans la convention),
  • Selon un nouvel horaire fixe convenu entre les parties (proposition 2 dans la convention),
  • Selon un horaire d’une durée journalière équivalente au temps de travail habituel du travail. Celui-ci effectue ses prestations de manière flexible dans le respect des limites maximales journalières (8h par jour) et hebdomadaires (38h semaine en moyenne sur base annuelle) (proposition 3 dans la convention).
Veuillez noter que le SPF Emploi, Travail et Concertation Sociale est d’avis qu’un horaire flottant (c’est-à-dire avec un éventuel dépassement des limites maximales journalières et hebdomadaires) ne peut être prévu pour les prestations effectuées à domicile. Il n’est donc pas possible de prévoir pour les télétravailleurs un horaire ou le travailleur organise plus librement son travail, en respectant des plages horaires fixes et mobiles avec dépassement des limites maximales journalières et hebdomadaires. L’usage d’un horaire flottant n’est possible que pour les moments où le travailleur travaille au sein des bureaux de l’asbl. En ce qui concerne le télétravail, il n’est pas possible de dépasser les limites horaires maximales (journalières ou hebdomadaire). 

Disponibilité et accessibilité du travailleur et de l’Employeur

Il est très important d’indiquer par quels moyens et à quel moment le télétravailleur doit rester joignable. Pour les appels téléphoniques ou vidéoconférences, des plages horaires peuvent être désignées (« heures de permanence »), de même que de les réaliser durant l’horaire habituel du télétravailleur est possible.
L’employeur est tenu de fournir un appui technique au travailleur à chaque fois que cela est nécessaire. Il est possible de prévoir que cela se passe durant les « heures normales de bureau », mais cela peut également avoir lieu à des plages horaires bien définies.

Force majeure

La force majeure est un événement imprévisible, inévitable, et indépendant de la volonté du travailleur, mais qui empêche l’exécution de la convention. Dans le cas du télétravail, il s’agit généralement d’une panne empêchant l’usage des outils informatiques (problème de connexion, virus informatique …), mais d’autres situations peuvent survenir (tremblement de terre …).
Si le cas de force majeure a pour effet d’empêcher le télétravailleur de réaliser son travail, celui-ci est tenu d’informer son employeur le plus rapidement possible. L’employeur reconnaîtra le cas de force majeure et versera sa rémunération au travailleur. Il pourra aussi envisager d’autres modalités afin d’organiser le travail, tel qu’un retour temporaire dans les bureaux de l’entreprise ou un travail de remplacement (l’exécution d’autres tâches ne nécessitant pas l’utilisation du matériel abîmé, tel que du rangement de dossiers papier par exemple).

Modèle de convention de télétravail structurel

Quelles sont les conditions de travail applicables en télétravail ?

Le télétravailleur doit bénéficier des mêmes droits en matière de conditions de travail et il doit être soumis à une charge de travail et à des normes de prestation équivalentes à celles des travailleurs comparables occupés dans les locaux de l'employeur.
Le télétravailleur gère l'organisation de son travail dans le cadre de la durée du travail applicable dans l'entreprise. Cela signifie que le travailleur doit donc prester le nombre d’heures prévues dans son horaire de travail, sans avoir à respecter strictement son horaire de travail à cet égard. Lorsqu’un travailleur doit interrompre son temps de travail pendant une heure, il devra rattraper cette heure plus tard dans la journée en dehors du cadre de son horaire de travail normal et sans que cela soit considéré comme une heure supplémentaire.
Les règles relatives au bien-être au travail s'appliquent, quel que soit le lieu de travail, y compris lorsqu'un travailleur travaille à son domicile.
  • L'employeur doit informer les travailleurs de la politique de l'entreprise en matière de bien-être au travail, et notamment des dispositions en lien avec le télétravail. Exemple : Mesures de prévention, règles pour l’utilisation d'écrans d'ordinateur, soutien technique et informatique, prévention des risques psychosociaux, etc.
  • Le travailleur doit également pouvoir consulter le conseiller en prévention-médecin du travail s'il le souhaite, de manière appropriée (par exemple par vidéoconférence).
  • L'employeur doit veiller à ce que les travailleurs restent en contact avec leurs collègues et avec l'entreprise et doit prendre des mesures pour éviter l'isolement dans le respect des mesures sanitaires en vigueur.
  • Les télétravailleurs reçoivent des informations et, s'ils en ont besoin, une formation appropriée sur les modalités du télétravail.
La loi sur les accidents du travail a été adaptée de sorte que le télétravailleur sera couvert en cas :
  • d’accident de travail ou sur le chemin du travail
  • pour le trajet aller et retour de son domicile à l’école ou à la garderie
  • pour le trajet aller et retour du domicile au lieu pour prendre ou se procurer son repas (mêmes règles que pour le travailleur en entreprise)
Ces informations ont été confirmées notre compagnie d'assurance (Assuralia) également dans le cadre des mesures de crise que nous connaissons actuellement. 
Pour être considéré comme tel, un accident du travail doit se dérouler dans le cadre du contrat de travail. Le télétravailleur doit donc se trouver sous l’autorité de son employeur et exécuter son contrat de travail quand son accident survient (Ex. Un collaborateur qui monte sur sa toiture n’est donc pas couvert). 
Comment apporter la preuve ? La preuve est présumée si les conditions définies dans la loi sur les accidents du travail sont remplies :
  • il faut un écrit (sous n’importe quelle forme) qui autorise le travailleur à faire du télétravail,
  • qui prévoit le lieu d'exécution du travail (à défaut la présomption s'appliquera à la résidence ou sur le ou les lieux dans lesquels le télétravailleur effectue habituellement son télétravail) ,
  • et l’horaire du télétravail (à défaut la présomption s'appliquera pendant les heures de travail que le télétravailleur devrait prester s'il était occupé dans les locaux de l'employeur)   
S’il n’y a pas d’écrit, il y a toujours couverture, mais les règles normales de preuve s’appliquent.
En cas d’accident, il est conseillé de récolter un maximum d’information quant aux circonstances de l’accident (notamment auprès de témoins si possible) et la déclaration immédiate à l’employeur est préconisée. 

L'employeur doit-il prendre à sa charge les frais de télétravail ?

Beaucoup d’employeurs se demandent s’ils peuvent ou doivent octroyer une indemnité à leurs travailleurs qui télétravaillent un ou plusieurs jours par en raison des recommandations communiquées par le Gouvernement fédéral. 

Généralités

De manière générale, les frais de mise à disposition des matériels et accessoires nécessaires à l’exécution du contrat de travail incombent en principe à l’employeur. Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que :
  • En matière de télétravail occasionnel, il n’y a aucune obligation d’intervenir dans les frais de télétravail si cela n’a pas été prévu conventionnellement.
  • En matière de télétravail structurel, il y a une obligation de prise en charge des frais de matériel et de connexion en vertu de la CCT 85.
  • Avant le 1er janvier 2021, lorsque le télétravail était instauré dans le cadre des mesures sanitaires, il s’agissait d’une forme de télétravail qui ne rentrait ni dans le cadre de la CCT n°85, ni dans celui du télétravail occasionnel et le principe général du remboursement des frais propres à l’employeur était d’application. Cette position avait été confirmée par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale qui considérait qu'il faut raisonner par analogie avec l'article 9 de la CCT n° 85 du 9 novembre 2005 concernant le télétravail. Ceci impliquait que l'employeur était tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir et d’indemniser ou payer les coûts des connexions et communications liées au télétravail. Si le télétravailleur utilisait ses propres équipements, les frais d'installation des programmes informatiques, les frais de fonctionnement et d'entretien ainsi que le coût de l'amortissement de l'équipement, liés au télétravail, incombaient à l'employeur. L’employeur avait le choix de rembourser sur base de justificatifs, ou d’utiliser des montants forfaitaires.
  • La CCT n°149 prévoit que l’employeur et le travailleur doivent s’accorder sur le remboursement des frais qu'un travailleur encourt lorsqu'il utilise son propre équipement, sur l'installation de programmes sur son propre équipement pour effectuer son travail et sur le remboursement des (éventuels) frais de connexion supplémentaires. La CCT ne stipule pas que l'employeur doit fournir une certaine compensation, mais que l'employeur et le travailleur doivent en discuter et s'entendre à ce sujet (l'accord peut également stipuler qu'aucune compensation n'est due).
    Ces accords tiennent compte de tous les coûts ou compensations que l'employeur rembourse au travailleur (comme, par exemple, une compensation continue pour les vélos, même si le travailleur ne se rend plus au travail à vélo).
  • Nous nous pencherons ci-après sur les montants forfaitaires maxima acceptés par l’ONSS et l’administration fiscale (sur base de la circulaire 2021/C/20) et donnant lieu à une exonération des prélèvements sociaux et fiscaux. En cas de dépassement de ces montants, l’entièreté pourrait être soumise à cotisations sociales et fiscales SAUF s’il est possible de justifier de la totalité du montant. Il n’y a, à ce jour, aucune garantie que ces indemnités seront prises en charge par les pouvoirs subsidiants.

Frais d’internet et d’utilisation de son ordinateur privé

Le forfait de frais exonéré d'impôt que l'employeur peut allouer à un télétravailleur s'élève à 20 euros par mois maximum pour l'utilisation de son propre ordinateur et de ses propres périphériques et à 20 euros par mois maximum pour l'utilisation de sa propre connexion internet dans le cadre du télétravail (soit au total 40 euros par mois). 

Ex. : Un travailleur bénéficie d’un ordinateur portable fourni par l’employeur. Il ne pourrait dès lors que bénéficier d’une intervention de 20 euros par mois pour l’utilisation de sa connexion internet privée. Lorsque l’employeur intervenait déjà dans ses frais d’abonnement avant les mesures de confinement, il ne bénéficiera d’aucune intervention complémentaire pour les frais d’internet et d’ordinateur.
 
L'ONSS accepte que ces montants forfaitaires puissent également être exonérés de cotisations de sécurité sociale pour autant que :
  • le travailleur utilise son propre ordinateur, ses propres périphériques et/ou sa propre connexion à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (ce qui sera le cas ici puisqu’il y a une obligation de télétravail pour une période encore indéterminée);
  • l'employeur n'intervienne pas d'une autre manière dans ces frais d’ordinateur et/ou internet (en prenant une partie du prix d'achat de l’ordinateur à sa charge, par exemple).
Lorsque seul(s) un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante et/ou un scanner du travailleur (liste limitative) est (sont) utilisé(s) pour l'activité professionnelle (l'ordinateur étant mis à disposition par l'employeur), le forfait de 20 euros pour l'utilisation d'un ordinateur privé n'est pas applicable. Néanmoins, dans ce cas, l’Administration accepte qu'une indemnité de 5 euros (montant non indexable) par mois et par élément soit accordée pendant une durée maximale de 3 ans.
 
Une limite absolue d’un montant maximal de 10 euros (montant non indexable) par mois s’applique. Dans le cas de prestations à temps partiel, ces montants maximaux ne doivent pas être réduits proportionnellement.
 
L'administration accepte bien entendu l’octroi de ce forfait à condition que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais.

Frais de bureau

En plus des indemnités pour frais d’internet et utilisation de son ordinateur privé mentionnées ci-dessous, il est également possible pour les employeurs de payer une indemnité pour frais de bureau qui sert à couvrir le chauffage, l’électricité, le petit matériel de bureau, encre et feuilles de l’imprimante, etc.
 
Cette indemnité peut être payée aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail. On entend par "télétravail structurel et régulier" l’équivalent d'une journée de travail par semaine (p. ex. une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle. La circulaire précédente parlait d’un minimum de 5 jours par mois, mais cette exigence n’est plus reprise dans la circulaire 2021/C/20.
 
Aucun ruling ne doit être demandé pour autant que l’indemnité soit accordée en respectant les conditions reprises dans la circulaire 2021/C/20 du SPF Finances, entre autres :
  • un montant maximal de 140,15 euros à partir du 1er juin 2022 ;
  • du télétravail régulier et structurel est réellement effectué, à savoir au moins une journée de travail par semaine ;
  • aucune distinction n’est faite entre différentes catégories de fonctions ;
  • l’employeur tient en permanence à disposition, les listes nominatives des travailleurs qui bénéficient pour un exercice d’imposition déterminé des indemnités;
  • l’indemnité peut également être payée pendant la période normale des congés de vacances, mais doit être réduite proportionnellement en cas d’absence de longue durée pour d’autres raisons que les congés de vacances annuelles.
Si l’employeur souhaite verser une indemnité qui ne s’inscrit pas dans ce cadre, il lui est toujours conseillé de conclure un ruling fiscal.

Pour les travailleurs qui ne bénéficient pas encore d’une indemnité pour les frais de bureaux dans le cadre du télétravail structurel

Pour bénéficier d’une exonération de cotisations sociales, l’ONSS a fixé le montant maximal de cette indemnité à 140,15 euros à partir du 1er juin 2022. 
Cette indemnité de bureau peut être octroyée sans cotisations de sécurité sociale à tous les travailleurs qui travaillent à la maison, même aux travailleurs qui ne travaillaient pas à la maison avant les mesures sanitaires et pour lesquels l’employeur n’avait pas conclu formellement de convention de télétravail.

Pour les travailleurs qui bénéficiaient déjà d’une indemnité pour les frais de bureaux dans le cadre du télétravail structurel ou de prestations à domicile au sens de la loi 3 juillet 1978

Pour l’ONSS, les employeurs qui organisent le télétravail de manière structurelle ou emploient des travailleurs à domicile au sens de la loi du 3 juillet 1978 peuvent payer une indemnité s’élevant jusqu’à 10% de la rémunération brute pour les jours des prestations en télétravail ou à domicile prévus dans la convention de télétravail 
Ex. : Un travailleur à temps plein télétravaille 2 jours par semaine. Son salaire s’élève à 2000 euros par mois. La convention de télétravail peut prévoir une intervention de l’employeur s’élevant à maximum 10% * 2000 euros  * 2/5, soit 80 euros.
Lorsque le montant de l'indemnité prévue dans la convention de (télé)travail est supérieur à 140,15 euros à partir du 1er juin 2022, l’employeur doit continuer à payer l’indemnité prévue. En aucun cas, il ne pourra l’augmenter pour tenir compte du fait que le télétravailleur a augmenté son temps de télétravail suite aux mesures Coronavirus.
Lorsque l’indemnité payée sur base de la convention de télétravail initiale ne dépasse pas 140,15 euros à partir du 1er juin 2022, l’employeur ne peut pas augmenter l’indemnité de télétravail non plus. Toutefois, il pourra supprimer l’indemnité contractuelle initiale et la remplacer par une indemnité forfaitaire de maximum 140,15 euros à partir du 1er juin 2022 pour la durée des mesures Coronavirus (voire au-delà, s’il le souhaite).

Remboursement d’autres frais avancés par le travailleur

Si le travailleur doit effectuer d’autres dépenses (achat d’un écran, d’une imprimante ou d’un scanner, …), l’employeur peut également les rembourser. Pour cela, il n’existe pas de forfait, le remboursement doit s’effectuer sur la base des coûts réels (donc moyennant justificatifs et éventuellement au prorata de leur utilisation professionnelle). Dans certains cas, il est possible pour l'employeur d'intervenir, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau, dans l'achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique financé par le travailleur sans que ces remboursements ne doivent être portés en réduction de l'indemnité forfaitaire de bureau, aux conditions cumulatives suivantes :
  • ils s’appuient sur des pièces justificatives réelles; ET
  • ils sont liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale.
Les éléments de mobilier ou de matériel informatique qui peuvent faire l’objet d’un remboursement sont fixés de manière limitative: un siège de bureau, une table de bureau, une armoire de bureau, une lampe de bureau fonctionnelle, un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante et/ou un scanner, un clavier, une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball), un casque téléphonique ou appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un PC.
 
Attention : un siège de bureau ergonomique, une table de bureau, une souris, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball) peuvent entrer en considération si l’employeur met ce type de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail.
 
L’employeur doit tenir les pièces justificatives à disposition de l’Administration et en cas de prestations à temps partiel, le montant de tels remboursements ne doit pas être réduit proportionnellement en fonction du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail.

Qu'en est-il des autres frais pris en charge habituellement par l'employeur ?

Télétravail et chèques-repas

Le télétravailleur doit bénéficier des mêmes droits que tous les travailleurs en matière de conditions de travail. S'il existe une convention collective d’entreprise dans l'association selon laquelle les travailleurs ont droit à des chèques-repas, ceux-ci doivent également être accordés pour chaque jour où le travailleur fait effectivement du télétravail, structurel ou rendu obligatoire par les mesures pour lutter contre le COVID-19. Cela signifie que pour tout jour de travail presté, il a droit à un chèque-repas, peu importe que le travail soit presté au bureau ou à domicile.

Télétravail et indemnité de repas

Le principe applicable aux chèques-repas n’est pas transposable à l’hypothèse où l'employeur accorde une indemnité repas aux travailleurs non sédentaires. En effet, une indemnité repas ne peut être accordée qu'à un travailleur qui est obligé de se déplacer pendant au moins 4 heures consécutives pendant la journée de travail et qui n'a pas d'autre choix que de prendre un repas en dehors de chez lui. Le travailleur en télétravail n'a donc pas droit à une indemnité repas vu que les conditions de déplacement ne sont pas remplies.

Télétravail et frais de déplacement domicile - lieu de travail

L’employeur n’est tenu d’intervenir que pour les frais de déplacement domicile-lieu de travail réellement effectués par les travailleurs.
Si le travailleur doit travailler à domicile, il n’effectue plus de déplacement domicile-lieu de travail. Par conséquent, le travailleur n'encourt plus de frais. L'employeur n'est donc plus tenu d'accorder une intervention dans les trajets domicile - lieu de travail pour les jours de télétravail.
Seule exception concernant les transports publics : si le travailleur a un abonnement en cours (abonnement mensuel ou annuel), l'employeur devra continuer à payer une intervention pour cet abonnement dans la mesure où il ne peut être remboursé.