Télétravail

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Publié le 31-03-2020 - Mis à jour le 23-07-2020

Depuis le 17 mars 2020, le télétravail à domicile avait été rendu obligatoire dans toutes les entreprises non-essentielles, quelle que soit leur taille, pour tous les membres du personnel dont la fonction s’y prête afin d'éviter la propagation du COVID-19. Depuis l'entrée en vigueur de la première phase de déconfinement du 4 mai 2020, le télétravail reste recommandé tant pour les entreprises essentielles que non-essentielles. Voici comment l'organiser dans votre association.

Les arrêtés ministériels du 18 mars (abrogé) et du 23 mars (plusieurs fois modifié et finalement abrogé lui aussi) pris afin de limiter la propagation du COVID-19 avaient rendu le télétravail à domicile obligatoire dans toutes les entreprises non-essentielles, quelle que soit leur taille, pour tous les membres du personnel dont la fonction s’y prête. La modification intervenue le 30 avril 2020 qui introduit la première phase de déconfinement prenant cours ce 4 mai 2020 met fin à cette obligation, mais maintient la recommandation de recourir au télétravail dans les entreprises essentielles et non-essentielles.

Les employeurs qui ont déjà déterminé les modalités du recours au télétravail structurel ou occasionnel dans leur règlement de travail ou par une CCT d’entreprise suite à la loi sur le travail maniable et faisable du 5 mars 2017 sont invitées à se référer aux règles qui y sont déterminées, dans la mesure où elles conviennent à la situation de confinement en vigueur depuis le 18 mars 2020 à 12h00.

Si ces modalités n’ont pas encore été réglées par règlement de travail ou par une CCT d’entreprise ou lorsque les modalités qui y sont déterminées ne conviennent pas aux circonstances actuelles, elles peuvent être fixées d’un commun accord entre l’employeur et le travailleur, et ce sans conditions de forme. En d’autres termes, un simple courriel auquel le travailleur marque son accord suffit.

Dans quelles circonstances le télétravail est-il recommandé ?

Secteurs considérés comme essentiels

Dans les secteurs considérés comme essentiels, le télétravail doit être privilégié. Si la fonction ne permet pas de télétravailler, le travailleur doit se rendre au travail comme d'habitude, mais les mesures nécessaires doivent être prises pour garantir le respect des règles de distanciation sociale, en particulier le maintien d'une distance d'1,5 mètre entre chaque personne. Aucune fermeture n’est prévue même si les mesures de distanciation ne peuvent être prises en pratique.

En CP 329, conformément à l’annexe de l’arrêté ministériel du 23 mars 2020 (telle que modifiée par les arrêtés ministériels qui ont suivi), sont seuls considérés comme essentiels:

  •                     les services limités aux soins, au bien-être (y compris les assistants sociaux et les travailleurs de l'aide à la jeunesse) et à la distribution alimentaire;
  •                à la surveillance des monuments;
  •                à la radio et à la télévision non commerciale.

Secteurs considérés comme non-essentiels

Dans les secteurs considérés comme non-essentiels, le télétravail à domicile était obligatoire pour les employeurs et tous les travailleurs dont la fonction s’y prête jusqu'au 3 mai 2020. À partir du 4 mai 2020, le télétravail reste recommandé pour ces fonctions, mais n'est plus obligatoire.

Les travailleurs peuvent désormais à nouveau être amenés à travailler sur les lieux du travail, même si leur fonction se prête au télétravail. Toutefois, dans cette hypothèse, l'employeur doit prendre les mesures de prévention appropriée (v. Organisation du travail lorsque le télétravail n’est pas possible)

Comment déterminer les conditions de prise de cours du télétravail  ?

Les conditions du télétravail doivent faire l’objet d’un accord entre employeur et travailleur.

L’employeur et le travailleur prendront soin de déterminer les modalités du télétravail:

  • la mise à disposition éventuelle par l’employeur de l’équipement nécessaire pour le télétravail et le support technique (ex : mise à disposition d’un ordinateur portable, utilisation d’un ordinateur personnel, logiciels de partage de document, logiciels de réunions à distance ...) ;
  • l’éventuelle accessibilité du travailleur pendant le télétravail;
  • la prise en charge éventuelle par l’employeur des frais relatifs au télétravail (p.ex. indemnité forfaitaire en cas d’utilisation d’un ordinateur personnel)
  • éventuellement la durée du télétravail : date fixe ou référence aux mesures de protection contre le COVID (condition extinctive).

Vous trouverez ci-dessous un exemple de courriel organisant le télétravail suite aux arrêtés ministériels des 18 et 23 mars 2020.

Quelles sont les conditions de travail applicables ?

Le télétravailleur doit bénéficier des mêmes droits en matière de conditions de travail et il doit être soumis à une charge de travail et à des normes de prestation équivalentes à celles des travailleurs comparables occupés dans les locaux de l'employeur.

Le télétravailleur gère l'organisation de son travail dans le cadre de la durée du travail applicable dans l'entreprise.

Cela signifie que le travailleur doit donc prester le nombre d’heures prévues dans son horaire de travail, sans avoir à respecter strictement son horaire de travail à cet égard.

Lorsqu’un travailleur doit interrompre son temps de travail pendant une heure, il devra rattraper cette heure plus tard dans la journée en dehors du cadre de son horaire de travail normal et sans que cela soit considéré comme une heure supplémentaire.

La loi sur les accidents du travail a été adaptée de sorte que le télétravailleur sera couvert en cas :

  • d’accident de travail ou sur le chemin du travail
  • pour le trajet aller et retour de son domicile à l’école ou à la garderie
  • pour le trajet aller et retour du domicile au lieu pour prendre ou se procurer son repas (mêmes règles que pour le travailleur en entreprise).

Ces informations ont été confirmées par notre compagnie d'assurance (Assuralia) également dans le cadre des mesures de crise que nous connaissons actuellement.

Pour être considéré comme tel, un accident du travail doit se dérouler dans le cadre du contrat de travail. Le télétravailleur doit donc se trouver sous l’autorité de son employeur et exécuter son contrat de travail quand son accident survient (Ex. Un collaborateur qui monte sur sa toiture n’est donc pas couvert).

Comment apporter la preuve ? La preuve est présumée si les conditions définies dans la loi sur les accidents du travail sont remplies :

  • il faut un écrit (sous n’importe quelle forme) qui autorise le travailleur à faire du télétravail,
  • qui prévoit le lieu d'exécution du travail (à défaut la présomption s'appliquera à la résidence ou sur le ou les lieux dans lesquels le télétravailleur effectue habituellement son télétravail) ,
  • et l’horaire du télétravail (à défaut la présomption s'appliquera pendant les heures de travail que le télétravailleur devrait prester s'il était occupé dans les locaux de l'employeur)  

S’il n’y a pas d’écrit, il y a toujours couverture, mais les règles normales de preuve s’appliquent.

En cas d’accident, il est conseillé de récolter un maximum d’information quant aux circonstances de l’accident (notamment auprès de témoins si possible) et la déclaration immédiate à l’employeur est préconisée.

Exemple de courriel organisant le télétravail à domicile suite aux arrêtés ministériels des 18 et 23 mars (pris afin de limiter la propagation du COVID-19)

Cher ….

Depuis ce 18 mars 2020, un arrêté ministériel impose le télétravail à domicile pour toutes les fonctions qui s’y prêtent .

Nous vous demandons donc de travailler à partir de chez vous dès aujourd’hui et proposons les modalités suivantes :

  1. Équipement : --- (Ex. L’ASBL met à votre disposition un ordinateur ou l’ASBL vous demande d’utiliser votre ordinateur personnel et organise l’accès au serveur de telle ou telle manière, …)
  2. Accessibilité pendant les heures de travail : --- (Ex. L’ASBL a mis à votre disposition un GSM de fonction dont le numéro a été communiqué sur le site de l’ASBL ou l’ASBL a placé sur son site un message invitant à prendre contact par mail avec leur personne de référence au sein de l’équipe. Nous attendons de vous que vous repreniez contact par mail, au moins pour accuser réception dans le courant de la journée de travail …)
  3. Prise en charge des frais : --- (Ex. L’ASBL ayant mis tout le matériel à votre disposition, elle ne prendra pas en charge d’autres frais ou l’ASBL interviendra dans vos frais de téléphone et d’internet à concurrence de … »

Ces mesures entrent en vigueur immédiatement et jusqu’à ce que les mesures exceptionnelles installées par l’arrêté ministériel de ce 18 mars 2020 prennent fin.

Merci de bien vouloir nous faire parvenir par retour de mail votre accord avec cette façon de travailler.

Nous espérons nous retrouver très rapidement.

….

L'employeur doit-il prendre à sa charge les frais de télétravail ? [MAJ le 23-07-2020]


Beaucoup d’employeurs se demandent s’ils peuvent ou doivent octroyer une indemnité à leurs travailleurs qui, suite aux mesures gouvernementales prises afin de limiter la propagation du COVID-19, travailleront entièrement à la maison pendant quelques temps.

Généralités

De manière générale, les frais de mise à disposition des matériels et accessoires nécessaires à l’exécution du contrat de travail incombent en principe à l’employeur. Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que :

  • En matière de télétravail occasionnel, il n’y a aucune obligation d’intervenir dans les frais de télétravail si cela n’a pas été prévu conventionnellement.
  • En matière de télétravail structurel, il y a une obligation de prise en charge des frais de matériel et de connexion en vertu de la CCT 85.
  • Lorsque le télétravail est instauré dans le cadre des mesures prises afin de limiter la propagation du COVID-19, il s’agit d’une forme de télétravail qui ne rentre ni dans le cadre de la CCT 85, ni dans celui du télétravail occasionnel et le principe général du remboursement des frais propres à l’employeur est d’application. Cette position a été confirmée par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale. L’employeur a le choix de rembourser sur base de justificatifs, ou d’utiliser des montants forfaitaires.
  • Nous nous pencherons ci-après sur les montants forfaitaires maxima acceptés par l’ONSS et l’administration fiscale et donnant lieu à une exonération des prélèvement sociaux et fiscaux. En cas de dépassement de ces montants, l’entièreté pourrait être soumise à cotisations sociales et fiscales SAUF s’il est possible de justifier de la totalité du montant

Il n’y a, à ce jour, aucune garantie que ces indemnités seront prises en charge par les pouvoirs subsidiants.

Frais d’internet et d’utilisation de son ordinateur privé

Le forfait de frais exonéré d'impôt que l'employeur peut allouer à un télétravailleur s'élève à 20 euros par mois maximum pour l'utilisation de son propre ordinateur et à 20 euros par mois maximum pour l'utilisation de sa propre connexion internet dans le cadre du télétravail (soit au total 40 euros par mois).

Ex. Un travailleur bénéficie d’un ordinateur portable fourni par l’employeur. Il ne pourrait dès lors que bénéficier d’une intervention de 20 euros par mois pour l’utilisation de sa connexion internet privée. Lorsque l’employeur intervenait déjà dans ses frais d’abonnement avant les mesures de confinement, il ne bénéficiera d’aucune intervention complémentaire pour les frais d’internet et d’ordinateur.

L'ONSS accepte que ces montants forfaitaires puissent également être exonérés de cotisations de sécurité sociale pour autant que :

  • le travailleur utilise son propre ordinateur et/ou sa propre connexion à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (ce qui sera le cas ici puisqu’il y a une obligation de télétravail pour une période encore indéterminée)
  • l'employeur n'intervienne pas d'une autre manière dans ces frais d’ordinateur et/ou internet (en prenant une partie du prix d'achat de l’ordinateur à sa charge, par exemple).

Frais de bureau

En plus des indemnités pour frais d’internet et utilisation de son ordinateur privé mentionnées ci-dessous, il est également possible pour les employeurs de payer une indemnité pour frais de bureau qui sert à couvrir le chauffage, l’électricité, le petit matériel de bureau, encre et feuilles de l’imprimante...

Pour les travailleurs qui ne bénéficient pas encore d’une indemnité pour les frais de bureaux dans le cadre du télétravail structurel

Pour bénéficier d’une exonération de cotisations sociales, l’ONSS a fixé le montant maximal de cette indemnité à 129,48 euros par mois depuis le 1er avil 2020 (auparavant il était de 126,94 euros par mois). Cette indemnité de bureau peut être octroyée sans cotisations de sécurité sociale à tous les travailleurs qui travaillent à la maison, même aux travailleurs qui ne travaillaient pas à la maison avant les mesures prises afin de limiter la propagation du COVID-19 et pour lesquels l’employeur n’avait pas conclu formellement de convention de télétravail.

Pour les travailleurs qui bénéficiaient déjà d’une indemnité pour les frais de bureaux dans le cadre du télétravail structurel ou de prestations à domicile au sens de la loi 3 juillet 1978

Pour l’ONSS, les employeurs qui organisent le télétravail de manière structurelle ou emploient des travailleurs à domicile au sens de la loi du 3 juillet 1978 peuvent payer une indemnité s’élevant jusqu’à 10% de la rémunération brute pour les jours des prestations en télétravail ou à domicile prévues dans la convention de télétravail

Ex. Un travailleur à temps plein télétravaille 2 jours par semaine. Son salaire s’élève à 2000 euros par mois. La convention de télétravail peut prévoir une intervention de l’employeur s’élevant à maximum 10% * 2000 euros  * 2/5, soit 80 euros.

Lorsque le montant de l'indemnité prévue dans la convention de (télé)travail est supérieur à 129,48 euros, l’employeur doit continuer à payer l’indemnité prévue. En aucun cas, il ne pourra l’augmenter pour tenir compte du fait que le télétravailleur a augmenté son temps de télétravail suite aux mesures prises afin de limiter la propagation du COVID-19.

Lorsque l’indemnité payée sur base de la convention de télétravail initiale ne dépasse pas 129,48 euros l’employeur ne peut pas augmenter l’indemnité de télétravail non plus. Toutefois, il pourra supprimer l’indemnité contractuelle initiale et la remplacer par une indemnité forfaitaire de maximum 129,48 euros pour la durée des mesures prises afin de limiter la propagation du COVID-19 (voire au-delà, s’il le souhaite).

Sur le plan fiscal, jusqu'au 14 juillet 2020, aucun montant forfaitaire n’avait été fixé par l’Administration fiscale pour couvrir les frais de bureau en cas de télétravail. L’employeur qui souhaitait rembourser ces frais devait le faire sur base de pièces justificatives (compliqué en pratique) ou forfaitairement. Lorsqu’il le faisait forfaitairement, il devait le faire sur base de critères sérieux et concordants. Le forfait admis par l'ONSS pouvait être admis comme critère, mais sans certitude.

Si l’employeur voulait obtenir l’assurance qu’il pouvait utiliser le forfait admis par l’ONSS, il devait demander un ruling au Service des décisions anticipées.

Un formulaire de demande spécifique à la crise du coronavirus avait d’ailleurs été mis en ligne.

Depuis le 14 juillet 2020, le ruling fiscal n’est plus nécessaire pour assurer une sécurité juridique suffisante, pour autant que l’indemnité est accordée en respectant les conditions reprises dans la circulaire 2020/C/100 du SPF Finances, entre autres :

  • un montant maximal de 126,94 euros par mois. Suite à l'indexation, ce montant est porté à 129,48 euros par mois à partir du 1er avril 2020 ;
  • du télétravail régulier et structurel est réellement effectué, à savoir au moins 5 jours ouvrables par mois ;
  • aucune distinction n’est faite entre différentes catégories de fonctions ;
  • l’employeur tient en permanence à disposition, les listes nominatives des travailleurs qui bénéficient pour un exercice d’imposition déterminé des indemnités;
  • l’ indemnité  peut également être payé pendant la période normale des congés de vacances, mais doit être réduit proportionnellement en cas d’absence de longue durée pour d’autres raisons que les congés de vacances annuelles.

Si l’employeur souhaite verser une indemnité qui ne s’inscrit pas dans ce cadre, il lui est toujours conseillé de conclure un ruling fiscal.

Cette circulaire s’applique avec effet rétroactif au 1er mars 2020. Les indemnités de bureau versées avant cette date sont donc couvertes par ces nouvelles dispositions, pour autant qu’elles remplissent les conditions reprises dans la circulaire.

Remboursement d’autres frais avancés par le travailleur

Si le travailleur doit effectuer d’autres dépenses (achat d’un écran, d’une imprimante ou d’un scanner…), l’employeur peut également les rembourser. Pour cela, il n’existe pas de forfait, le remboursement doit s’effectuer sur la base des coûts réels (donc moyennant justificatifs et éventuellement au prorata de leur utilisation professionnelle).

Qu'en est-il des autres frais pris en charge habituellement par l'employeur ?

Télétravail et chèques-repas

Le télétravailleur doit bénéficier des mêmes droits que tous les travailleurs en matière de conditions de travail.

S'il existe une convention collective d’entreprise dans l'association selon laquelle les travailleurs ont droit à des chèques-repas, ceux-ci doivent également être accordés pour chaque jour où le travailleur fait effectivement du télétravail, même dans l’hypothèse du télétravail rendu obligatoire par les mesures pour lutter contre le COVID-19. Cela signifie que pour tout jour de travail presté, il a droit à un chèque-repas. Peu importe que le travail soit presté au bureau ou à domicile.

Télétravail et indemnité de repas

Le principe applicable aux chèques-repas n’est pas transposable à l’hypothèse où l'employeur accorde une indemnité repas aux travailleurs non sédentaires. En effet, une indemnité repas ne peut être accordée qu'à un travailleur qui est obligé de se déplacer pendant au moins 4 heures consécutives pendant la journée de travail et qui n'a pas d'autre choix que de prendre un repas en dehors de chez lui. Le travailleur confiné en télétravail n'a donc pas droit à une indemnité repas vu que les conditions de déplacement ne sont pas remplies.

Télétravail et frais de déplacement domicile - lieu de travail

L’employeur n’est tenu d’intervenir que pour les frais de déplacement domicile - lieu de travail réellement effectués par les travailleurs.

Si le travailleur doit travailler à domicile suite au confinement, il n’effectue plus de déplacement domicile - lieu de travail. Par conséquent, le travailleur n'encourt plus de frais. L'employeur n'est donc plus tenu d'accorder une intervention dans les trajets domicile - lieu de travail pour les jours de télétravail obligatoires.

Seule exception concernant les transports publics : si le travailleur a un abonnement en cours (abonnement mensuel ou annuel), l'employeur devra continuer à payer une intervention pour cet abonnement dans la mesure où il ne peut être remboursé.

En date du 31 mars 2020, les organisations de transport public n’avaient encore rien publié sur une éventuelle possibilité pour les employeurs qui appliquent le système du tiers-payant de suspendre temporairement leur intervention dans l’abonnement du travailleur contraint à télétravailler dans le cadre des mesures destinées à lutter contre la propagation du COVID-

Comment aménager ou mettre fin au télétravail en vue d’un retour sur le lieu du travail ?

Comme pour la prise de cours du télétravail, les aménagements ou la fin du télétravail lors du retour sur le lieu du travail doivent faire l’objet d’un accord entre employeur et travailleur.

Lorsque l’accord pour la mise en œuvre du télétravail prévoyait une date de fin ou déterminait un événement qui mettrait fin au télétravail (condition extinctive), il y a lieu d’en tenir compte et de l’appliquer.

Le télétravail prendra fin lorsque la date prévue dans l’accord arrivera ou lorsque l’événement futur qui met fin au télétravail se réalisera.

Ex.1 : Dans une asbl active dans un secteur non-essentiel, l’accord installant le télétravail prévoit que le télétravail prendra fin lorsque l’obligation de télétravailler contenue à l’art. 2 de l’arrêté ministériel du 18 mars 2020 (remplacé par l’arrêté ministériel du 23 mars 2020) prendra fin.

L’arrêté ministériel a (notamment) été modifié en date du 30 avril 2020, transformant l’obligation de recourir au télétravail en recommandation de recourir au télétravail.

Le télétravail prend fin automatiquement et, à défaut d’un nouvel accord entre employeur et travailleur, le travailleur doit retourner travailler sur les lieux du travail.

Ex. 2 : Dans une asbl active dans un secteur non-essentiel, l’accord installant le télétravail prévoit que le télétravail est d’application jusqu’à ce que les mesures exceptionnelles installées par l’arrêté ministériel du 18 mars 2020 (tel que remplacé par l’arrêté ministériel du 23 mars 2020) prennent fin (v. exemple de mail ci-dessus).

Les modifications intervenues à l’arrêté ministériel du 18 mrs 2020 (remplacé par l’arrêté ministériel du 23 mars 2020) le 30 avril 2020 (passage d’une obligation de télétravail à une recommandation de télétravail) ne mettent pas fin aux mesures d’exception installées par l’arrêté ministériel du 18 mars 2020.

Elles ne mettent donc pas fin automatiquement à l’accord installant le télétravail conclu entre l’employeur et le travailleur qui reste d’application tel qu’il a été convenu initialement.

A chaque fois que l’employeur et le travailleur souhaitent aménager différemment le télétravail ou y mettre fin anticipativement, l’accord des deux parties sera requis pour modifier l’accord initialement conclu.

Cet accord n’est soumis à aucune condition de forme et ne nécessite pas la signature d’un avenant au contrat de travail. Toutefois, pour des raisons de preuve évidentes, nous conseillons de fixer les nouvelles conditions (ou la fin) du télétravail par mail et d’inviter le travailleur à marquer son accord par retour de mail.

L’accord relatif aux modalités de ce retour devra  notamment porter sur :

  • La date du retour du travailleur sur les lieux du travail ; cette date pourra également dépendre de ce qui a été convenu lors de la prise de cours du télétravail
  • Éventuellement, les jours concernés par le retour sur les lieux de travail (en cas de reprise à temps partiel)
  • Éventuellement, l’adaptation de la prise en charge des frais ou suppression de cette prise en charge, lorsque le travailleur retourne à temps plein sur les lieux de travail, etc…
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