Organisation de l'Assemblée Générale (AG)

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  • Organisation de l'Assemblée Générale (AG)

Publié le 11-05-2020 - Mis à jour le 11-05-2020

Les mesures de confinement prises pour éviter la propagation du coronavirus interdisent entre autres les «rassemblements» en Belgique. L’organisation de la réunion physique des membres d’une association dans le cadre d’une assemblée générale (AG) tombe sous le coup de cette interdiction. 

L’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020 (modifié le 28 avril) propose aux conseils d’administration (CA) plusieurs options pour l’organisation des assemblées générales (AG) avant le 30 juin 2020 malgré cette interdiction.

 

Le choix de tenir ou de reporter l’AG dépendra :

  • des obligations résultant du nouveau Code des Sociétés et Associations (CSA) ou de l’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020
  • des autres délais auxquels est soumise l’asbl, par exemple pour déposer les dossiers justificatifs auprès d’autorités subsidiantes
  • des exigences de démocratie interne propres à l’asbl : en effet, l’AR n°4 du 9 avril 2020 suspend plusieurs mécanismes garants de cette démocratie interne, par exemple la possibilité de délibérer, de choisir son mandataire, … 

Nous avons rédigé cette fiche de manière à maintenir dans la mesure du possible un mode de fonctionnement le plus proche possible du nouveau Code des Sociétés et Associations (CSA) (à savoir l'AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo), avant d’envisager les dérogations que permettent l’AR n°4 du 9 avril 2020, à savoir l’AG par correspondance papier ou électronique (éventuellement avec désignation d’un mandataire unique imposé par le CA), ou le report. 

 

Quelles sont les obligations habituelles en matière d’AG ? 

Tout comme la loi sur les asbl avant lui, le nouveau Code des Sociétés et Associations (CSA) organise le fonctionnement des AG et leur réserve certaines compétences. 

L’AG se réunit sur convocation du CA qui détermine l’ordre du jour. 

Pour être tenue valablement, l’AG doit permettre aux membres et au CA : 

  • d’identifier les participants et de vérifier leur qualité (membre avec x nombre de voix, réviseur ou vérificateur aux comptes, observateur, mandataire d’un membre de l’AG …) 
  • de délibérer , c’est-à-dire prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions, prendre la parole pour poser des questions au CA et participer aux discussions 
  • d’exprimer un vote conformément aux dispositions statutaires (vote à mains levées, vote secret, …).

Contrairement à certaines interprétations, la présence physique des membres n’est donc pas requise par le CSA pour autant que ces trois points soient rencontrés. 

Pour exercer les compétences qui sont réservées à l’AG, le CSA prévoit l’obligation d’en organiser dans plusieurs hypothèses :  

  • L’approbation des comptes annuels et des budgets doit se faire dans les 6 mois de la date de clôture de l’exercice social (il s’agit de l’AG dite « ordinaire »). Cela implique que les associations qui ont clôturé leur exercice social le 31 décembre 2019 ont jusqu’au 30 juin 2020 pour tenir leur AG, ce qui est le cas de la majorité des asbl. 
  • Certaines situations ou besoins organisationnels (Ex. Modification des statuts, démission d’un administrateur, …) nécessitent une réunion « extraordinaire » de l’AG, à convoquer par le CA lorsque le besoin d’une décision se fait sentir en-dehors de la période habituellement prévue pour l’AG dite « ordinaire ». 
  • Enfin, certaines réunions de l’AG sont convoquées en raison d’une demande d’au moins 1/5 des membres adressée au CA. Dans cette hypothèse, le CA dispose d’un délai de 21 jours pour convoquer une AG qui doit avoir lieu au plus tard le quarantième jour qui suit la demande adressée au CA.

 

Pouvons-nous tenir notre AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo (avec délibération) ?

 

En principe oui, mais 2 situations sont à différencier : les asbl dont l’AG compte un petit nombre de membres et les asbl dont l’assemblée générale (AG) compte un grand nombre de membres. 

 

Les asbl dont l’AG compte un petit nombre de membres peuvent tenir une AG à distance lorsque le cadre technique d’une conférence téléphonique ou vidéo usuelles (dont plusieurs exemples peuvent être trouvés sur le site www.socialware.be, asbl qui a pour but d’équiper les associations en ressources technologiques à prix intéressant) permet à la personne ou l'organe chargé de diriger la réunion d’identifier les participants et de vérifier en quelle qualité ils participent à la réunion (membre de l’AG avec x nombre de voix, réviseur ou vérificateur aux comptes, observateur, mandataire d’un membre de l’AG…). 

Pour ces asbl, les travaux préparatoires de l’AR n°4 du 9 avril 2020 confirment cette possibilité, qui résulte déjà du CSA. 

En effet, le CSA n’interdit pas la pratique de la conférence téléphonique ou vidéo à condition que la technique choisie permette aux membres : d’identifier les participants et leur qualité, de délibérer et d’exprimer un vote (v. ci-dessus, Quelles sont les obligations habituelles en matière d’AG ?). 

À moins que les statuts de l’asbl excluent expressément la possibilité d’une AG à distance, ces AG ont la même valeur juridique qu’une AG tenue physiquement. 

 

Par contre, les asbl dont l’AG compte un grand nombre de membres ne pourront pas se réunir à distance par conférence téléphonique ou vidéo. En effet, les applications téléphoniques ou vidéo usuelles ne permettent pas l’identification des participants ou le décompte de votes électroniques pour un nombre de participants élevé.

Les asbl qui disposent déjà de logiciels permettant l’identification des participants ou le décompte de votes pourront évidemment continuer à les utiliser dans le cadre de la procédure prévue à l’AR n°4 du 9 avril 2020. Et les autres asbl, si elles veulent utiliser ce type logiciel, devront au préalable l’installer ou le faire installer (au vu de leur complexité).

 

À défaut de disposer d’un tel logiciel, elles ne pourront se réunir à distance par conférence téléphonique ou vidéo que dans deux hypothèses encadrées par l’AR n°4 du 9 avril 2020 :

  • Leur CA a décidé de tenir une AG à distance par correspondance (c’est-à-dire par écrit papier ou électronique). Lorsque le CA a opté pour la tenue d’une AG à distance par correspondance, les membres de l’AG posent les questions au CA au préalable par écrit. Le CA peut choisir d’y répondre oralement dans une AG à distance organisée par conférence téléphonique ou vidéo (v. ci-dessous).
  • Leur CA a désigné un nombre restreint de mandataires auquel les membres ont adressé des procurations afin de réduire le nombre de participants à la conférence téléphonique ou vidéo ce qui permet de remplir les conditions d’identification, de délibération et de vote décrites au CSA (v. ci-dessous).

 

Convocation 

Pour les ASBL comptant un petit nombre de membres, le conseil d’administration (CA) peut décider : 

  • soit de convoquer l’AG par conférence téléphonique ou vidéo
  • soit de modifier toute convocation à une réunion d'AG physique déjà envoyée après le 1er mars afin d’organiser l’AG par conférence téléphonique ou vidéo.

Lorsque le CA modifie une convocation déjà envoyée pour une réunion physique de l’AG en une convocation à une réunion à distance par conférence téléphonique ou vidéo, il n’est pas obligé de respecter les formalités de convocation imposée par le CSA ou les statuts pour la notification de cette modification.  

Il veillera, toutefois dans la mesure du possible, à ce que cette modification soit portée à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l'AG par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur son site internet, par courrier électronique ou, pour les personnes dont l'entité concernée ne dispose pas de l'adresse électronique, par courrier ordinaire. 

Tout comme pour une AG en présence physique des participants, l’ordre du jour et la validation des éventuelles annexes à communiquer aux membres (Ex. Comptes et bilan, projet de modifications de statuts, …) doivent être validés au cours d’une réunion du CA.  

En pratique, nous recommandons aux CA (ou aux personnes chargées par les CA de rédiger les convocations) d’indiquer dans la convocation (ou la notification de modification d’une convocation) les informations suivantes : 

  • l'application choisie et procédure de connexion (clefs d’accès) 
  • la possibilité de se connecter avant l’heure prévue pour la réunion afin de tester l’application 
  • les consignes sur les modalités techniques pour exprimer le vote. 

 

Tenue de la réunion : délibération et vote 

Pour les asbl comptant un petit nombre de membres, la tenue de l’AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo peut se faire sur base des dispositions génériques du CSA et de ses statuts, c’est-à-dire en tenant compte des règles applicables à la tenue des réunions d’AG telles qu’elles se tiennent déjà habituellement au sein de l’asbl. 

Le CA ou la personne chargée d’animer la réunion de l’AG veillera donc à  

  • Respecter l’ordre du jour contenu dans la convocation 
  • Permettre aux membres de poser toutes les questions utiles au CA 
  • Permettre la délibération des membres de l’AG : l’utilisation d’applications de conférence téléphonique ou vidéo requièrent de la part de l’animateur une attention encore plus poussée aux demandes de parole et de la part des participants une discipline encore plus grande afin d’éviter les prises de parole simultanées 
  • Résumer la proposition de résolution et procéder au vote 

  o    Votes nominatifs : les logiciels usuels permettent d’organiser facilement des votes nominatifs.  

  o    Votes secrets : vous devrez prévoir une procédure spécifique qui permet à la fois de garantir l’anonymat des votes et la possibilité de compter les voix. Une solution consiste à ouvrir un canal de communication écrite à laquelle seul la personne chargée de compter les voix a accès et d’indiquer au PV de la réunion que cette personne s’engage à tenir le secret quant aux votes exprimés. 

  • Comptabiliser les résultats des votes. 

 

Rédaction d’un PV 

L’AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo est une réunion d’AG au même titre qu’une AG en présence physique des membres. 

Les délibérations et les résolutions adoptées doivent donc être inscrites dans un PV qui respecte les conditions de forme prévues par le CSA et les statuts pour une telle AG. 
 

Comment pouvons-nous tenir l’AG à distance lorsque l’organisation d’une AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo n’est pas possible ?


Lorsque la tenue d’une AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo est impossible (ou n’est pas souhaitable) et que le CA ne souhaite pas reporter la réunion de l’AG (voir ci-dessous), l’arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 propose aux CA chargés de convoquer une AG deux options contenant des assouplissements par rapport aux exigences du CSA : 

  • L’organisation d’une AG à distance par correspondance (papier ou électronique) 
  • La mise en place de procurations afin de réduire le nombre de participants.

Ces deux options peuvent être combinées entre elles, ou non, et peuvent être combinées avec la tenue d’une AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo.  

Lorsque le CA opte pour l’une de ces deux solutions, il peut interdire la présence physique des membres ou de leurs mandataires au lieu où se tient l’AG.  

Il peut, mais il ne doit pas, permettre aux membres de participer en direct et de manière simultanée à la réunion au moyen d’un système électronique ou diffuser (sans possibilité de participation) l’AG en simultané ou en différé. 

La réunion physique ou virtuelle de l’AG rassemblera : 

  • Les membres du CA (dans la composition décidée lors de du CA qui décide de la tenue de l’AG à distance) 
  • Le cas échéant : le commissaire ou vérificateur aux comptes 
  • Lorsque le CA a opté pour la désignation d’un (ou plusieurs) mandataire(s) chargé(s) de représenter les membres : le(s) mandataire(s) désigné(s) par le CA. La possibilité de ne désigner qu’un seul mandataire est présente.

Ce mode de fonctionnement peut être mis en place quelle que soit la date prévue de l’AG (avant ou après le 30 juin) à condition que la décision de convoquer l’AG selon ces modalités assouplies soit prise au cours d’un CA tenu avant le 30 juin 2020. Pour l’AG ordinaire annuelle, le CA ne dépassera pas le délai de 10 semaines prévu à l’AR n° 4 du 9 avril 2020.
 

 AG à distance par correspondance (par écrit, papier ou électronique) 

À la différence de l’AG organisée par le CSA qui doit permettre aux membres de délibérer, l’AG à distance par correspondance prévue à l’AR n°4 du 9 avril 2020 est valablement tenue, même en l’absence de délibération. 

L’AR n° 4 du 9 avril 2020 permet d’organiser l’AG à distance par correspondance de plusieurs manières: 

  • AG au moyen d’un système électronique.  Pour organiser ce type d’AG, l’asbl doit mettre à disposition de ses membres un système électronique permettant: 

o   d’identifier les membres et leur qualité 

o   de prendre connaissance directement et en simultané des discussions (questions des membres et réponses des administrateurs et commissaire / vérificateur aux comptes) 

o   de voter 

o   ce système peut, mais ne doit pas permettre aux membres de délibérer.

  • AG diffusée en simultané ou en différé: 

o   La réunion avec un nombre restreint de participants  (le CA + le cas échéant, les mandataires ou le mandataire unique désigné par le CA + le cas échéant le commissaire. V. ci-dessous, Représentation des membres par un mandataire du CA) peut se tenir par conférence téléphonique ou vidéo (v. ci-dessus) ou en présentiel, moyennant le respect des mesures de distanciation sociale 

o   La réunion peut être diffusée en simultané ou en différé 

o   Le système de diffusion ne doit pas permettre aux membres de voter. 

  • AG à distance par correspondance sans diffusion 

Selon les moyens mis en œuvre, la procédure et les délais choisis seront différents.


Convocation 

Bien que l’AR n° 4 du 9 avril 2020 ne prévoie pas cette obligation, nous vous suggérons : 

  • de décrire précisément la procédure que vous avez choisie parmi les options offertes par l’AR 
  • de tenir compte des délais prévus pour les questions et réponses lorsque vous choisissez la date de l’AG / de la convocation. 

Lorsque l’AG a lieu par correspondance (papier ou électronique), avec ou sans diffusion, l’AR n°4 du 9 avril 2020 impose d’ajouter aux mentions obligatoires du CSA un formulaire ou le lien vers un formulaire de vote à distance à remplir directement sur le site internet de l’asbl (AG par correspondance avec ou sans diffusion), 

Le formulaire de vote à distance par correspondance doit prévoir au moins les mentions suivantes : 

  • le nom ou la dénomination du membre et son domicile ou siège 
  • lorsque les statuts accordent plusieurs voix à certains membres : le nombre de voix que le membre souhaite exprimer à l'assemblée générale  
  • l'ordre du jour de l'assemblée, en ce compris les propositions de décision 
  • le délai dans lequel le formulaire de vote à distance doit parvenir à l’asbl : 

o    L’AR n° 4 du 9 avril 2020 prévoit que ce formulaire doit parvenir à l’asbl au plus tard la veille de la date fixée pour l’AG. 

o    Il permet au CA d’imposer que les formulaires lui parviennent au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’AG. 

Ex.  La réunion de l’AG est prévue le 15 juin 2020. Le CA peut décider d’imposer aux membres de retourner les formulaires de vote complétés pour le 11, 12, 13 ou 14  juin. Par contre, il ne pourra pas leur imposer de retourner les formulaires de vote pour le 10 juin. 

  • lorsque le vote a lieu par le renvoi du formulaire : l’adresse (électronique) à laquelle le formulaire doit être renvoyé 
  • l’espace pour la signature du membre : la signature du membre pourra se faire par tous moyens, notamment par signature manuscrite (envoi du formulaire complété en original par voie postale), scannée et photographiée (envoi par courriel), électronique certifiée (système électronique de vote sur le site de l’asbl). 

Lorsque le formulaire est mis à disposition des membres afin de permettre le vote par internet, l’asbl doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité du membre. 

Lorsque l’AG a lieu par correspondance au moyen d’un système électronique : le lien vers le système électronique et les instructions pour s’y connecter suffisent. 

 

Questions des membres et réponses du CA 

En principe le CSA prévoit que : 

  • Les membres de l’AG peuvent poser des questions aux administrateurs ou au commissaire en lien avec les points à l’ordre du jour oralement ou par écrit, avant ou pendant la réunion de l’AG 
  • Les administrateurs et le commissaire doivent répondre à ces questions oralement ou par écrit avant ou pendant la réunion de l’AG. Toutes les questions pourront trouver réponse à moins qu'elles ne contiennent des données pouvant nuire à l’association ou contraires à une clause de confidentialité liant l’asbl. En outre, le commissaire ne pourra pas répondre aux questions qui concerneraient des données couvertes par son secret professionnel. 

L’AR n° 4 du 9 avril 2020 permet aux associations de restreindre l’exercice du droit de question en leur imposant : 

  • d’adresser leurs questions exclusivement par écrit 
  • de renvoyer leurs questions au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’AG. 

 

En revanche, l'organe d'administration doit répondre à ces questions :  

  • soit par écrit , au plus tard le jour de l’assemblée générale, mais avant le vote 
  • soit oralement, lorsque l’asbl a opté pour une diffusion en direct ou en différé de l'assemblée. 

 

Tenue de l’AG et vote 

Le CA peut interdire aux membres de l’AG ou à leurs mandataires l’accès physique à la réunion. Les participants peuvent donc se limiter aux personnes suivantes : 

  • Les membres du CA (dans la composition décidée lors du CA qui décide de la tenue de l’AG à distance) 
  • Le cas échéant, le commissaire ou vérificateur aux comptes 
  • Lorsque le CA a opté pour la désignation d’un (ou plusieurs) mandataire(s) chargé(s) de représenter les membres , le(s) mandataire(s) désigné(s) par le CA. 

La réunion se déroulera comme suit : 

Le participant désigné à cet effet vérifie que les quorums de présence sont réunis : 

  • Lorsque l’AG est organisée au moyen d’un système électronique, ce système doit permettre la vérification de l’identité et de la qualité des personnes et la vérification des présences se fait sur cette base. 
  • Lorsque les membres ont été invités à voter par correspondance, sur base des formulaires de vote valablement renvoyés à l’asbl. Le formulaire de vote à distance adressé à l’asbl pour une assemblée vaut pour les assemblées successives avec le même ordre du jour. 

Les points sont abordés dans l’ordre prévu à l’ordre du jour. 

  • Pour chaque point : 

Le CA répond aux questions des membres : 

o    Lorsque l’AG est organisée au moyen d’un système électronique ou diffusée en simultané ou en différé : les membres du CA répondent oralement aux questions des membres (éventuellement en complément des réponses déjà données par écrit). 

o    Lorsque l’asbl n’organise ni système électronique, ni diffusion : les réponses du CA ont déjà été données par écrit avant la date imposée pour le vote. 

  • L’obligation de délibération prévue par le CSA est supprimée 
  • Le CA ou le participant désigné par lui opère au dépouillement des votes exprimés par écrit sur base des propositions de résolutions contenues dans l’OJ ou, lorsque l’AG est organisée au moyen d’un système électronique, le vote aura lieu conformément aux dispositions statutaires et selon les modalités techniques prévues par ce système.

Représentation des membres par un mandataire désigné par le CA

L’AR n° 4 du 9 avril 2020 permet aux CA d’imposer aux membres de donner mandat à une (ou plusieurs) personne(s) désignée(s) par le CA afin de tenir la réunion avec un nombre restreint de participants, et ce indépendamment des dispositions statutaires relatives aux mandats. Lors de la désignation de la personne chargée de porter les mandats, le CA veillera à respecter les éventuelles règles de conflits d'intérêts.

Le mandataire participera à la réunion (virtuelle) de l’AG en présence du CA et, le cas échéant, du commissaire. Il exercera le droit de vote pour compte des membres sur base de leurs instructions de vote spécifiques pour chaque point figurant à l'ordre du jour. 

 

Convocation 

Outre les mentions habituelles prévues dans le CSA et les statuts de l’asbl, le CA mentionnera à l'ordre du jour : 

  • Les coordonnées du (des) mandataire(s) qu’il a désigné  
  • Les conditions de forme à respecter pour l’envoi du mandat au(x) mandataire(s) : 

 o    Délai pour l’envoi du mandat : l’AR n°4 du 9 avril 2020 n’impose pas de date limite pour l’envoi des mandats, mais le CA peut imposer que cet envoi ait lieu au plus tard 4 jours avant la réunion de l’AG. 

 o    Forme du mandat : l’AR n°4 du 9 avril 2020 permet l’envoi de mandats manuscrits (par la poste), de copies scannées (par mail ou via un formulaire de saisie sur un site web du mandataire) ou de documents signés électroniquement (par mail ou via un formulaire de saisie sur un site web du mandataire). L’ordre du jour spécifiera la ou les formes acceptées par le CA. 

  • L’obligation pour les membres d’assortir leur mandat d’instructions de vote spécifiques pour chaque point mentionné à l’ordre du jour. 

Si l’association a déjà reçu une procuration valable contenant des instructions de vote spécifiques mais pour laquelle le mandataire n'est pas la personne désignée par le conseil d'administration, les votes ou abstentions exprimés dans cette procuration sont pris en compte, sans qu'il soit nécessaire que ce mandataire soit présent. 

Les procurations pourront être envoyées à l'adresse indiquée par l’association, par tous moyens, en ce compris par l'envoi d'un courrier électronique accompagné d'une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée.  

 

Questions des membres et réponses du CA, tenue de l’AG et vote 

Pour le surplus, l’AG pourra se tenir conformément aux principes exposés pour les AG tenues à distance par correspondance (papier ou électronique). 

 

Lorsque la tenue d’une AG, même à distance, s’avère impossible, pouvons-nous reporter l’AG ?

Principes généraux 

L’arrêté royal n°4 prévoit la possibilité pour le CA de décider de reporter à une date ultérieure toute AG ordinaire à tenir ou qui aurait dû être tenue après le 1er mars 2020. 

Lorsque le CA a décidé d’un tel report, l’arrêté royal n°4 prolonge de 10 semaines le délai de 6 mois après la fin de l’année comptable imposé par le CSA pour la tenue des AG (article 7, §2, 2° de l’AR n°4). Les mesures prises par l'Arrêté royal n°4 sont prolongées jusqu'au 30 juin 2020. 

L’arrêté royal n°4 permet un tel report même si la convocation a déjà été adressée aux membres et même aux asbl dont l’AG devrait se tenir après la date du 30 juin 2020.  
Ainsi, suite à la prolongation du délai de 10 semaines, les associations qui ont clôturé leur exercice social le 31 décembre 2019 dont le CA décide d’un report verraient postposer jusqu’au 8 septembre 2020 (au lieu du 30 juin 2020) la date limite pour tenir leur AG.
Par contre, les associations qui ont clôturé leur exercice social le 31 octobre 2019 doivent tenir leur AG pour approuver les comptes et budgets le 8 juillet 2020 (au lieu du 30 avril 2020) au plus tard, et ce même si leur CA décide d’un report.

 

Attention  ! Même si l’arrêté royal n°4 prévoit la possibilité de reporter également des AG qui devraient se tenir après le 30 juin 2020, la décision du CA de reporter l’AG doit, elle, intervenir avant le 30 juin 2020.  

L’arrêté royal n°4 impose au CA qui a pris la décision de reporter l’AG ordinaire d’informer les membres et autres personnes ayant le droit de participer à l'AG du report (et donc de la nouvelle date choisie) par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances. 

Vu la diversité des situations de terrain, l’arrêté royal n°4 ne prévoit pas une forme particulière pour cette communication, mais propose des exemples : le site internet de l’asbl, l’envoi d’un courrier électronique, pour les personnes dont l'asbl ne dispose pas de l'adresse électronique, par courrier ordinaire. 

Le report est également possible pour une AG extraordinaire qui aurait déjà été convoquée par le CA après le 1er mars à l'exception

  • des AG convoquées à la demande d’1/5 des membres qui doivent se tenir impérativement au plus tard le 40ème jour qui suit la demande de convocation adressée au CA 
  • des AG convoquées à la demande par ou à la demande du commissaire. 

Ces AG ne peuvent pas être reportées, mais elles peuvent se tenir selon les modalités mentionnées ci-dessous. 

En pratique 

Avant le 30 juin: tenue d’un CA avec comme point à l’ordre du jour le report de l’AG ordinaire ou d’une AG extraordinaire qui bien que déjà convoquée pour une date ultérieure au 1er mars 2020 n'a pas pu se tenir à la date prévue (v. AR n°4 du 9 avril 2020). 

Nous conseillons de mentionner dans le PV de la réunion ou dans la résolution écrite :  

  • la date initialement prévue pour l’AG ou le délai endéans lequel l’AG devrait se tenir en application du CSA 
  • le cas échéant mentionner les démarches entreprises auprès du pouvoir subsidiant pour s’assurer que le report de l’AG n’engendre pas de retard dans la remise de pièces justificatives ou les mesures prises par l’autorité subsidiante pour reporter certains délais de remise des justificatifs 
  • la nouvelle date retenue pour l’AG : cette date sera impérativement fixée avant la fin de la dixième semaine qui suit le 6ème mois à compter de la clôture de l’année comptable pour une AG ordinaire (au plus tard le 8 septembre pour une AG à tenir au plus tard le 30 juin pour une asbl dont l’année comptable se termine le 31 décembre). 

Dans les jours qui suivent et avant la date initialement prévue pour l’AG (lorsqu’une date était déjà prévue) : communication aux membres par courrier électronique, information sur le site internet de l’asbl, courrier postal, … Cette communication contiendra au moins la nouvelle date retenue par le CA. 

Au plus tard 15 jours avant la nouvelle date fixée par le CA (ou tout autre délai prévu dans les statuts de l’asbl) : envoi de l’ordre du jour de l’AG ordinaire ainsi que de toutes les pièces devant être communiquées avant l’AG.

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