Organisation de l'Assemblée Générale (AG) (NEW)

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Publié le 11-05-2020 - Mis à jour le 12-05-2022

L’organisation de la réunion physique des membres d’une association dans le cadre d’une assemblée générale (AG) a été considérée comme un rassemblement et est tombée sous le coup des mesures sanitaires interdisant ou limitant les rassemblements en Belgique.

 

Pour pallier l’interdiction des rassemblements en période de tenue d’assemblée générale ordinaire, plusieurs mesures ont été adoptées d’abord de façon temporaire et ensuite via la mise en place de dispositifs structurels :
  • Depuis le 24 décembre 2020 : La loi du 20 décembre 2020 portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 modifie structurellement les règles du Code des Sociétés et Associations (CSA) afin de permettre aux associations d'organiser leurs AG par voie électronique même en l'absence d'autorisation statutaire et de rendre possible la prise de décision par procédure écrite.
  • Du 1er juillet 2020 au 23 décembre 2020 : L’organisation des assemblées générales ne fait plus l’objet de mesures dérogatoires. Les règles du Code des sociétés et associations et celles prévues aux statuts doivent être appliquées sans exception.
  • Du 1er mars 2020 au 30 juin 2020 : L’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020 proposait aux conseils d’administration (CA) plusieurs options dérogeant au Code des Sociétés et Associations pour permettre l’organisation des assemblées générales (AG).
Les mesures prises pour lutter contre la propagation du COVID-19 ont évolué ces derniers mois à l’aune de l’évolution de la situation sanitaire. Il n’y a actuellement plus de restriction à l’organisation d’AG en présentiel.

Quelles sont les obligations habituelles en matière d’AG ? 

Le nouveau Code des Sociétés et Associations (CSA) organise le fonctionnement des assemblées générales (AG) et leur réserve certaines compétences.
L’AG se réunit sur convocation du conseil d’administration (CA) qui détermine l’ordre du jour.
Pour exercer les compétences qui sont réservées à l’AG, le CSA prévoit l’obligation d’organiser une assemblée générale dans plusieurs hypothèses : 
  • L’approbation des comptes annuels et des budgets doit se faire dans les 6 mois de la date de clôture de l’exercice social (il s’agit de l’AG dite « ordinaire »). Cela implique que les associations qui ont clôturé leur exercice social le 31 décembre 2021 ont jusqu’au 30 juin 2022 pour tenir leur AG, ce qui est le cas de la majorité des asbl.
  • Certaines situations ou besoins organisationnels (Ex. Modification des statuts, démission d’un administrateur …) nécessitent une réunion « extraordinaire » de l’AG, à convoquer par le CA lorsque le besoin d’une décision se fait sentir en-dehors de la période habituellement prévue pour l’AG dite « ordinaire ».
  • Enfin, certaines réunions de l’AG sont convoquées en raison d’une demande d’au moins 1/5 des membres adressée au CA. Dans cette hypothèse, le CA dispose d’un délai de 21 jours pour convoquer une AG qui doit avoir lieu au plus tard le quarantième jour qui suit la demande adressée au CA.

Pouvons-nous tenir notre AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo (avec délibération) ?

Oui.
L’assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, pourra se tenir à distance grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l'association. Cette possibilité d’organiser une AG à distance pour les asbl et aisbl a été expressément ajoutée aux dispositions du Code des sociétés et associations par la Loi du 20 décembre 2020. Elle ne nécessite pas de modification statutaire. Une simple décision de l'organe d'administration (CA) suffit. Cette possibilité perdurera après la crise sanitaire.

Quelles conditions devront être respectées pour organiser une AG à distance ?

Cette réunion à distance devra impérativement permettre :
  • d’identifier les participants et de vérifier leur qualité (membre avec x nombres de voix, réviseur ou vérificateur aux comptes, observateur, mandataire d’un membre de l’AG …). En pratique, nous vous conseillons de :

               o    demander aux participants de se nommer sur le logiciel par leur nom et prénom ;
               o    demander aux participants d’activer leur caméra ;
               o    faire une capture d’écran des membres présents à la réunion (preuve que le quorum des présences est atteint) ;
               o    enregistrer la réunion pour faciliter la rédaction du PV ;

  • de délibérer, c’est-à-dire prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions au sein de l’AG, prendre la parole pour poser des questions au CA et participer aux discussions. En pratique, nous vous conseillons de :

              o    Veiller à garder une attention particulière à une bonne répartition de la parole entre les participants pendant la réunion ;
              o    Demander aux participants de lever la main pour prendre la parole ;
              o    Désigner une personne chargée de gérer les demandes de paroles dans le bon ordre et qui sera attentive à n’oublier personne ;

  • d’exprimer un vote conformément aux dispositions statutaires (vote à main levée, vote secret …)
En plus de ces conditions générales, diverses règles de formes ont été ajoutées ou adaptées pour l’organisation des réunions de l’AG à distance (v. ci-dessous – Quelles sont les conditions de forme particulière à respecter dans le cadre d’une AG à distance ?). 
Dans les faits, 2 situations sont à différencier pour l'organisation d'une AG à distance : les asbl dont l’assemblée générale (AG) compte un petit nombre de membres et les asbl dont l’AG compte un grand nombre de membres.

AG comptant un petit nombre de membres :

  • Les asbl dont l’AG compte un petit nombre de membres peuvent tenir une AG à distance lorsque le cadre technique d’une conférence téléphonique ou vidéo usuelle permet à la personne ou l’organe chargé de diriger la réunion, d’identifier les participants et de vérifier en quelle qualité ils participent à la réunion (membre de l’AG avec x nombres de voix, réviseur ou vérificateur aux comptes, observateur, mandataire d’un membre de l’AG…).
  • La pratique de la conférence téléphonique ou vidéo sera donc permise à condition que la technique choisie permette aux membres d’identifier les participants et leur qualité, de délibérer et d’exprimer un vote (v. ci-dessus, Quelles sont les obligations habituelles en matière d’AG ?).
  • Ces AG ont la même valeur juridique qu’une AG tenue physiquement.

AG comptant un grand nombre de membres :

  • Les asbl dont l’AG compte un grand nombre de membres ne pourront se réunir à distance par conférence téléphonique ou vidéo que si elles disposent de logiciels permettant l’identification des participants ou le décompte de votes.
  • Les applications téléphoniques ou vidéo usuelles ne permettent pas l’identification des participants ou le décompte de votes électroniques pour un nombre de participants trop élevé. 

Qui peut participer à une AG à distance ? Qu'est-ce que le Bureau de l'AG ?

Tous les membres de l’assemblée générale (membres effectifs de l’asbl) peuvent participer à la réunion à distance à l’exception des membres de bureau de l’AG. 
Les membres du bureau de l’AG ne peuvent pas participer à une réunion de l’AG par voie électronique. Bien que le bureau de l’AG ne soit pas un organe prévu expressément pour les asbl par le CSA, il faut considérer cette disposition comme s'appliquant à toutes les asbl, même si l’organe n’est pas prévu statutairement. La définition du "bureau de l'AG" et sa composition n'étant pas prévue pour les asbl, celles-ci sont libres de déterminer les personnes qui assurent les missions du bureau de l'AG. Concrètement, il s'agit des personnes qui organisent l'AG (souvent la présidence, la vice-présidence, le secrétariat, la personne en charge de la trésorerie, le délégué à la gestion journalière). Ils devront être présentes physiquement pour la tenue d’une AG à distance.  
Concrètement, cela signifie que les personnes qui organisent l’AG (souvent la présidence, la vice-présidence, le secrétariat, la personne en charge de la trésorerie, le délégué à la gestion journalière) devront être présentes à l’endroit physique où se tient la réunion pour y participer afin, notamment, de vérifier les quorums de présence et l’identification des participants, de procéder au dépouillement des votes, de rédiger et de signer le PV à la clôture de l’AG. Il faudra donc prévoir un système informatique leur permettant de participer à la visioconférence depuis l'endroit physique où se tient l'assemblée générale. Les autres personnes qui participent à l’AG par voie électronique (membre de l’AG, commissaire, membre du CA) sont réputées présentes à ce même endroit physique.
Concrètement :
  • 2 membres du « Bureau de l’AG » présents peuvent suffire. Par exemple, la présidence et une personne chargée du contrôle contradictoire des présences et votes émis pendant l’AG.
  • Elles assisteront ensemble à l’AG au même endroit en respectant les gestes barrières et les mesures de distanciation sociale.
  • Elles seront munies d’une attestation de l’ASBL justifiant de leur présence.

Qui prend la décision d'organiser l'AG à distance ?

Le conseil d'administration.
La loi prévoit que le conseil d’administration peut prévoir la possibilité d’organiser une réunion à distance. Il ne s’agit donc pas d’une obligation. 
Pour en savoir plus sur les modalités de prises de décision du conseil d’administration en période de crise sanitaire, consultez la page Organisation du conseil d’administration
Il n'est pas non plus nécessaire que les statuts autorisent et encadrent expressément les réunions de l'AG à distance.

Quelles sont les conditions de forme particulière à respecter dans le cadre d'une AG à distance ?

Convocation à la réunion

La convocation à l’assemblée générale doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Lorsque l'association dispose d'un site internet, ces procédures sont rendues accessibles sur le site internet de l'association pour les participants à la réunion de l'AG. En pratique, nous recommandons aux CA (ou aux personnes chargées par les CA de rédiger les convocations) d’indiquer dans la convocation (ou la notification de modification d’une convocation) les informations suivantes :
  • l'application choisie et la procédure de connexion (clefs d’accès, identifiants, code ...)
  • la possibilité de se connecter avant l’heure prévue pour la réunion afin de tester l’application
  • les consignes sur les modalités techniques pour exprimer le vote. 

Nous vous conseillons également en pratique :

  • D’organiser une réunion test avec les personnes qui organisent l’AG quelques jours avant celle-ci ;
  • De demander à une personne d’assurer le support technique durant la réunion ;
  • De demander aux participants de se connecter 15 minutes avant la réunion afin de tester le matériel et les paramètres informatique et de régler les éventuels problèmes techniques pouvant survenir ;
  • De présenter les modalités techniques et règles de fonctionnement en ligne au début de la réunion
  • De communiquer un numéro de contact en cas de difficulté de connexion ou d’utilisation.
Tout comme pour une AG en présence physique des participants, l’ordre du jour et la validation des éventuelles annexes à communiquer aux membres (Ex. Comptes et bilan, projet de modifications de statuts …) doivent être validés au cours d’une réunion du CA. 
Lorsque le CA modifie une convocation déjà envoyée pour une réunion physique de l’AG en une convocation à une réunion à distance par conférence téléphonique ou vidéo, il devra respecter les formalités de convocation imposée par le CSA ou les statuts pour la notification de cette modification. 

Tenue de la réunion

La tenue de l’AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo peut se faire sur base des dispositions génériques du CSA et de ses statuts, c’est-à-dire en tenant compte des règles applicables à la tenue des réunions d’AG telles qu’elles se tiennent déjà habituellement au sein de l’asbl. En conformité avec le CSA et les statuts de l’asbl, le CA ou la personne chargée d’animer la réunion de l’AG veillera à :
  • Respecter l’ordre du jour contenu dans la convocation
  • Permettre aux membres de poser toutes les questions utiles au CA
    • Les membres de l’AG peuvent poser des questions aux administrateurs ou au commissaire en lien avec les points à l’ordre du jour oralement ou par écrit, avant ou pendant la réunion de l’AG
    • Les administrateurs et le commissaire doivent répondre à ces questions oralement ou par écrit avant ou pendant la réunion de l’AG. Toutes les questions pourront trouver réponse à moins qu’elles ne contiennent des données pouvant nuire à l’association ou contraires à une clause de confidentialité liant l’asbl. En outre, le commissaire ne pourra pas répondre aux questions qui concerneraient des données couvertes par son secret professionnel.
  • Permettre la délibération des membres de l’AG : l’utilisation d’applications de conférence téléphonique ou vidéo requiert de la part de l’animateur une attention encore plus poussée aux demandes de parole et de la part des participants une discipline encore plus grande afin d’éviter les prises de parole simultanées
  • Résumer la proposition de résolution et procéder au vote
    • Votes nominatifs : les logiciels usuels permettent d’organiser facilement des votes nominatifs. Cependant, il faut parfois avoir une licence.
    • Votes secrets : vous devrez prévoir une procédure spécifique qui permet à la fois de garantir l’anonymat des votes et la possibilité de compter les voix. Une solution consiste à ouvrir un canal de communication écrite à laquelle seule la personne chargée de compter les voix a accès et d’indiquer au PV de la réunion que cette personne s’engage à tenir le secret quant aux votes exprimés.
  • Comptabiliser les résultats des votes.

Procès-verbal

Le procès-verbal de l'assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote.
En outre, l’AG à distance par conférence téléphonique ou vidéo est une réunion d’AG au même titre qu’une AG en présence physique des membres. Les délibérations et les résolutions adoptées doivent donc être inscrites dans un PV qui respecte les conditions de forme prévues par le CSA et les statuts pour une telle AG.

 

Comment calcule-t-on les quorums de présence et de majorité dans le cadre d'une AG à distance ?

Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette manière à l'assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où se tient l'assemblée générale.
Lorsque l’AG est organisée au moyen d’un système électronique, ce système doit permettre la vérification de l’identité et de la qualité des personnes notamment afin de permettre leur prise en compte dans le quorum. 
Les membres peuvent, s’ils le souhaitent remettre une procuration à une autre personne, selon les règles prévues dans les statuts de l’asbl. Le CSA ne permet pas au CA d’imposer aux membres de l’AG de donner mandat à une (ou plusieurs) personne(s) afin de tenir la réunion avec un nombre restreint de participants. Les procurations pourront être envoyées à l'adresse indiquée par l’association, par tous moyens, en ce compris par l'envoi d'un courrier électronique accompagné d'une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée. 

Est-il possible de prendre des décisions par écrit, sans réunion des membres de l'AG ?

Oui.
La loi du 20 décembre 2020 portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 a modifié structurellement les règles du Code des Sociétés et Associations (CSA) afin de rendre possible la prise de décision par procédure écrite.
Les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’assemblée générale, à l’exception de la modification des statuts et des décisions pour lesquelles les statuts interdisent cette procédure, qui seront adoptés lors d'une AG en présentiel ou lors d'une AG par voie électronique. Si cette possibilité de décision par écrit est utilisée, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. Il s'agit en effet d'une décision sur un point précis et non d'une réunion en tant que telle.

Quelles sont les conditions à respecter pour la prise de décision par écrit à l'AG ?

L’assemblée générale peut délibérer par écrit (p.ex. mail) sous certaines conditions :  

✓La décision doit être unanime

Une proposition prise par écrit (mail) ne peut donc être pas adoptée à la majorité ou selon les quorums de vote habituellement en vigueur dans l’asbl. Il faudra impérativement recueillir l’accord explicite de chaque membre de l’assemblée générale sur la proposition et veiller à conserver la preuve de l’unanimité de la décision. Si un membre effectif s’oppose à la proposition, s’il s’abstient ou s’il tarde à répondre, la proposition ne pourra valablement être adoptée. 
Si la proposition ne recueille pas l’accord explicite de tous les membres effectifs (unanimité), il sera possible de : 
  • Essayer à nouveau une décision par écrit sur base éventuellement d’une nouvelle question écrite (reformulée, amendée, etc.)
  • Mettre le sujet à l’ordre du jour de la prochaine réunion de l’assemblée générale 

✓ Vote par écrit et non délibération

La possibilité de décision par écrit suppose qu’une proposition claire ait été envoyée à chaque membre de l’assemblée générale. En d’autres termes, le vote (la décision) est permis et non la délibération. Il faudra donc veiller à ce qu’une question claire soit envoyée par e-mail. Cette question devrait permettre aux membres effectifs de répondre qu’ils marquent leur accord ou au contraire qu’ils rejettent la décision. Leur réponse doit être dénuée d’ambiguïté afin d’assurer l’unanimité de la décision.

Recommandations pour la prise de décision par écrit

  • Conserver la preuve de l’accord de chaque membre de l’AG sur la proposition écrite
  • Après la décision par écrit, nous recommandons d’acter formellement au PV de la réunion de l’AG suivant la décision qui a été prise et les raisons qui ont poussé à l’utilisation de la procédure écrite
  • Circonscrire avec précision la question qui nécessite un accord écrit
  • S’assurer que les réponses des membres effectifs ne prêtent pas à confusion et permettent bien d’adopter la proposition à l’unanimité
  • Imposer un délai de réponse passé et attirer l’attention des membres effectifs sur le fait qu’une absence de réponse (par inadvertance) entrainera le rejet automatique de la proposition 

Jusque quand ces nouvelles règles sont-elles d'application ?

Ces nouvelles règles modifient de façon structurelle le Code des sociétés et associations. Il ne s’agit donc pas de règles temporaires prévues uniquement pour la durée de la crise sanitaire. Elles resteront d’application à durée indéterminée, sauf en cas de modification. 

Concrètement, cela signifie qu’indépendamment des règles prises pour lutter contre la propagation du COVID-19 (notamment l’interdiction ou la limitation des rassemblements), il restera possible d’organiser une assemblée générale à distance (totalement ou partiellement) ou de prendre une décision par écrit à l’unanimité. 

Mots-clés : Coronavirus, Instances, ASBL, CSA