Organisation du Conseil d'administration (CA) (NEW)

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ASBL

Publié le 03-11-2020 - Mis à jour le 03-11-2020

L’organisation de la réunion physique des administrateurs d’une association dans le cadre d’un conseil d’administration (CA) est considérée comme un rassemblement et tombe, dès lors, sous le coup des mesures interdisant ou limitant les rassemblements en Belgique. 

Ces mesures prises pour lutter contre la propagation du COVID-19 ont connu plusieurs modifications ces derniers mois à l’aune de l’évolution de la situation sanitaire : 
  • Depuis le 29 octobre, les rassemblements de plus de 4 personnes sont interdits. L'exception qui permettait de réunir maximum 50 personnes dans un contexte organisé par une association notamment dans le cadre d'un CA est supprimée (à l’exception de certaines activités destinées aux enfants de -12 ans).
  • Entre le 1er juillet et le 28 octobre, les activités réunissant maximum 50 personnes dans un contexte organisé par une association sont autorisées.
  • Entre le 8 juin et le 1er juillet, les activités réunissant maximum 20 personnes dans un contexte organisé par une association sont autorisées.
Malgré ces mesures, le conseil d’administration reste responsable de la gestion et de la représentation de l’association, dont certains points requièrent, dans les circonstances actuelles, des délibérations et décisions urgentes du conseil d’administration.
Pour pallier l’interdiction des rassemblements en période de tenue d’assemblée générale ordinaire, l’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020 (modifié le 28 avril) proposait aux conseils d’administration (CA) plusieurs options dérogeant au Code des Sociétés et Associations pour permettre l’organisation des instances (AG et CA). Ces dispositions étaient d’application jusqu’au 30 juin inclus. Depuis cette date, l’organisation des assemblées générales ne fait plus l’objet de mesures dérogatoires. Les règles du Code des Sociétés et Associations (CSA) et des statuts de l’asbl s’appliquent donc sans exception.  
 

Est-il possible d’organiser une réunion du CA à distance par vidéoconférence ou par conférence téléphonique ?

 

Le pouvoir du conseil d’administration d’une asbl est un pouvoir collégial, ce qui signifie que toute décision qui engage l’association doit faire l’objet d’une délibération. La délibération implique : 
  • Les votes et les décisions des administrateurs doivent être pris en connaissance de cause.
  • Tout le monde a le droit d’exprimer son opinion et d’entendre l’opinion des autres. 
Même si le CSA ne prévoit pas expressément la possibilité de recourir à la conférence vidéo ou téléphonique pour organiser les réunions du conseil d’administration, la présence physique des membres n’est donc pas requise par le CSA pour autant que ces trois points soient rencontrés :
  • d’identifier les participants et de vérifier leur qualité (Administrateur avec x nombre de voix, observateur, mandataire …)
  • de délibérer, c’est-à-dire prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions, prendre la parole pour poser des questions et participer aux discussions
  • d’exprimer un vote conformément aux dispositions statutaires (vote à main levée, vote secret, …)
Sauf si les statuts prévoient le contraire et à la condition que ces 3 points soient respectés, il est donc légalement possible d’organiser une réunion du CA à distance, par vidéoconférence ou par conférence téléphonique. 
L’arrêté royal n°4 du 9 avril a confirmé l’existence des possibilités d’organiser des conseils d’administration au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo (même en l'absence de toute autorisation statutaire) et prive d’effet toute disposition statutaire contraire qui interdirait le recours à ces pratiques.
Les appels en ligne ou par téléphone ne pourront être que collectifs pour respecter l’exigence de collégialité. Les appels individuels ne seront pas suffisants pour valider une décision du conseil d’administration. 
 

Quelles sont les modalités d'organisation d'un CA à distance ?

Convocation

La convocation aux réunions ainsi que les documents annexes devront être communiqués aux membres du CA suivant les règles et délais habituels, prévues dans les statuts.
Lors de la convocation, il s’agira de signaler aux autres administrateurs les modalités spécifiques d’organisation de la réunion concernant notamment :
  • L’identification des participants
  • Les modalités pratiques de vote (secret)
  • Les droits d’accès  
  • L’application choisie et procédure de connexion (clefs d’accès)
  • La possibilité de se connecter avant l’heure prévue pour la réunion afin de tester l’application
  • Les consignes sur les modalités techniques pour exprimer le vote. 

Tenue de la réunion

La tenue d’un CA à distance par conférence téléphonique ou vidéo peut se faire sur base des dispositions génériques du CSA et de ses statuts, c’est-à-dire en tenant compte des règles applicables à la tenue des réunions de CA telles qu’elles se tiennent déjà habituellement au sein de l’asbl.

Présences et participation

Lorsque le CA est organisé au moyen d’un système électronique, ce système doit permettre la vérification de l’identité et de la qualité des personnes et la vérification des présences se fait sur cette base. 
Les administrateurs peuvent, s’ils le souhaitent remettre une procuration à une autre personne, selon les règles prévues dans les statuts de l’asbl. Le CSA ne permet pas au CA d’imposer aux membres de donner mandat à une (ou plusieurs) personne(s) afin de tenir la réunion avec un nombre restreint de participants. Les procurations pourront être envoyées à l'adresse indiquée par l’association, par tous moyens, en ce compris par l'envoi d'un courrier électronique accompagné d'une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée. 

Délibération et vote 

Lors de ces réunions, les décisions seront prises selon les modalités de vote en vigueur dans l’asbl, ou si aucune disposition n’a été prévue dans les statuts, selon les règles du CSA (voir ci-dessous). La personne chargée d’animer la réunion du CA veillera notamment à : 
  • Respecter l’ordre du jour contenu dans la convocation
  • Permettre la délibération des administrateurs : l’utilisation d’applications de conférence téléphonique ou vidéo requiert de la part de l’animateur une attention encore plus poussée aux demandes de parole et de la part des participants une discipline encore plus grande afin d’éviter les prises de parole simultanées
  • Résumer la proposition de résolution et procéder au vote
    • Votes nominatifs : les logiciels usuels permettent d’organiser facilement des votes nominatifs.
    • Votes secrets : vous devrez prévoir une procédure spécifique qui permet à la fois de garantir l’anonymat des votes et la possibilité de compter les voix. Une solution consiste à ouvrir un canal de communication écrite à laquelle seule la personne chargée de compter les voix a accès et d’indiquer au PV de la réunion que cette personne s’engage à tenir le secret quant aux votes exprimés.
  • Comptabiliser les résultats des votes.

Compte-rendu et PV 

Le CA à distance par conférence téléphonique ou vidéo est une réunion du CA au même titre qu’un CA avec présence physique.
Les délibérations et les résolutions adoptées doivent donc être inscrites dans un PV qui respecte les conditions de forme prévues par le CSA et les statuts pour une réunion de CA.

 

Le CA peut-il prendre des décisions par écrit ?

 

Le CSA prévoit la possibilité pour les conseils d’administration des asbl de recourir à une délibération par écrit à l’unanimité de l'ensemble des membres. La délibération par écrit est une modalité qui peut être exclue ou aménagée dans les statuts de l’asbl. L’arrêté royal n°4 du 9 avril a confirmé l’existence de la possibilité d’organiser des conseils d’administration par écrit.

Conditions

Le conseil d’administration peut délibérer par écrit (p.ex. mail) sous certaines conditions :  

✓ La décision doit être unanime

Une proposition prise par écrit (mail) ne peut donc être pas adoptée à la majorité ou selon les quorums de vote habituellement en vigueur dans l’asbl. Il faudra impérativement recueillir l’accord explicite de chaque membre du conseil d’administration sur la proposition et veiller à conserver la preuve de l’unanimité de la décision. Si un administrateur s’oppose à la proposition, s’il s’abstient ou s’il tarde à répondre, la proposition ne pourra valablement être adoptée. 
Si la proposition ne recueille pas l’accord explicite de tous les administrateurs (unanimité), il sera possible de :
  • Essayer à nouveau une décision par écrit sur base éventuellement d’une nouvelle question écrite (reformulée, amendée, etc.)
  • Mettre le sujet à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil d’administration 

✓ Vote par écrit et non délibération 

La possibilité de décision par écrit suppose qu’une proposition claire ait été envoyée à chaque administrateur. En d’autres termes, le vote (la décision) est permis et non la délibération. Il faudra donc veiller à ce qu’une question claire soit envoyée par e-mail. Cette question devrait permettre aux administrateurs de répondre qu’ils marquent leur accord ou au contraire qu’ils rejettent la décision. Leur réponse doit être dénuée d’ambiguïté afin d’assurer l’unanimité de la décision.
Exemple :
Le conseil de l’asbl doit prendre une décision concernant l’annulation d’un concert prévu le 9 mai prochain. La question adressée au CA pourrait être : « Acceptez-vous l’annulation du concert prévu le 9 mai prochain (sans report à une date ultérieure) ? »  Les membres du conseil d’administration pourront répondre facilement par oui ou par non à cette question. Si certains membres du conseil d’administration souhaitent reporter le concert à une date ultérieure, ceux-ci devront répondre non. Il faudra alors réorganiser une décision par écrit sur base de ces nouvelles options. 

Recommandations pour la prise de décision par écrit 

  • Conserver la preuve de l’accord de chaque administrateur sur la proposition écrite 
  • Après la décision par écrit, nous recommandons d’acter formellement au PV de la réunion du CA suivant la décision qui a été prise et les raisons qui ont poussé à l’utilisation de la procédure écrite. 
  • Circonscrire avec précision la question qui nécessite un accord écrit. 
  • S’assurer que les réponses des administrateurs ne prêtent pas à confusion et permettent bien d’adopter la proposition à l’unanimité 
  • Imposer un délai de réponse passé et attirer l’attention des administrateurs sur le fait qu’une absence de réponse (par inadvertance) entrainera le rejet automatique de la proposition.
 

Mots-clés : Coronavirus, Instances