Doivent être déclarées comme "bénéficiaire effectif" les catégories de personnes suivantes :
- Membres du conseil d’administration
- Personnes disposant d’un mandat de représentation (p.ex. bureau d’une ASBL, lorsque les statuts le prévoient)
- Personnes chargées de la gestion journalière de l'association
- Fondateurs d'une fondation (ne concerne pas les ASBL)
- Personnes physiques ou catégories de personnes physiques dans l'intérêt principal desquelles l'A(I)SBL ou la fondation a été constituée ou opère
- Toute autre personne physique exerçant par d'autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l'A(I)SBL ou la fondation
Les 4 premières catégories ne doivent en principe que faire l'objet d'une validation dans le registre UBO. En effet, elles sont déjà déclarées à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) qui transmet ces données directement au registre UBO.
Vérifiez donc que vous avez publié les mandats de vos administrateurs, des personnes habilitées à représenter l'ASBL et des délégués à la gestion journalière au Moniteur Belge et que ces informations ont bien été transmises à la BCE (via le module Publicsearch). En cas de discordance entre la BCE et les documents que vous avez déposés, vous pouvez corriger les données via MyEnterprise. Si tout est en ordre, il nous semble qu'aucun document supplémentaire ne devrait être nécessaire (voir complément d'information ci-dessous).
Les catégories 5 et 6 devront être encodées activement dans le registre UBO si elles concernent des personnes physiques. Dans un tel cas, la fourniture de documents attestant que les informations relatives à ces bénéficiaires effectifs sont adéquates, exactes et actuelles pourrait être nécessaire.
Les documents à fournir peuvent être, selon les cas à déterminer par le redevable d’information, un extrait du registre des membres, les statuts de l’a(i)sbl, un acte notarié ou tout autre document (légalisé s’il émane d’un pays tiers). L’accès à ces documents est limité aux autorités compétentes et n’est pas accessible au grand public.
Les redevables d’information ayant enregistré leurs UBO avant le 11 octobre 2020 bénéficiaient d’un délai fixé au 30 avril 2021 au plus tard pour télécharger ces documents. À l’initiative du ministre des Finances, Vincent Van Peteghem, l’AG Trésorerie du SPF Finances a reporté l'échéance de ce délai au 31 août 2021. Ceux qui effectuent l’enregistrement de leurs UBO à partir du 11 octobre 2020 doivent, quant à eux, télécharger ces documents lors de l’enregistrement.
Remarque:
La nouvelle obligation étant de nature à augmenter la charge administrative pour les ASBL, l’Unisoc a sensibilisé l’administration sur ce point. Conformément au principe « Only Once » (les statuts étant déjà déposés au greffe du tribunal de l’entreprise, une série de données étant déjà enregistrées à la BCE, etc.), l’AG Trésorerie travaille sur une manière d’alléger l’obligation de fournir des documents probants pour des personnes disposant d’un numéro de registre national ou d’un numéro bis.
Complément d'information (MAJ du 6/05/2021):
La FAQ UBO officielle a été mise à jour le 21 avril 2021. Dans celle-ci figure: « Par ailleurs, des développements informatiques sont également en cours pour permettre l’extraction de documents probants qui seraient des documents déjà publiés au Moniteur Belge. ».
Unisoc a interpellé l’AG Trésorerie pour obtenir des précisions sur le timing de réalisation de ces développements. Celle-ci n’a pas pu répondre très précisément mais s’est voulue rassurante. D’une part, les développements portent aussi bien sur l’extraction de documents probants à partir du Moniteur Belge que sur les informations enregistrées à la BCE (et donc l’administration travaille sur une simplification administrative globale). D’autre part, les développements seront bien réalisés avant le 31 août 2021 (nouvelle échéance suite à la décision de report) pour permettre aux redevables d’information d’ajouter les documents probants et effectuer la confirmation annuelle de l’information avant la date butoir.
Dossier à suivre donc...
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