Doivent être déclarées comme "bénéficiaire effectif" les catégories de personnes suivantes :
- Membres du conseil d’administration
- Personnes disposant d’un mandat de représentation (p.ex. bureau d’une ASBL, lorsque les statuts le prévoient)
- Personnes chargées de la gestion journalière de l'association
- Fondateurs d'une fondation (ne concerne pas les ASBL)
- Personnes physiques ou catégories de personnes physiques dans l'intérêt principal desquelles l'A(I)SBL ou la fondation a été constituée ou opère
- Toute autre personne physique exerçant par d'autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l'A(I)SBL ou la fondation
Les 4 premières catégories ne doivent en principe que faire l'objet d'une validation dans le registre UBO. En effet, elles sont déjà déclarées à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) qui transmet ces données directement au registre UBO.
Vérifiez donc que vous avez publié les mandats de vos administrateurs, des personnes habilitées à représenter l'ASBL et des délégués à la gestion journalière au Moniteur Belge et que ces informations ont bien été transmises à la BCE (via le module Publicsearch). En cas de discordance entre la BCE et les documents que vous avez déposés, vous pouvez corriger les données via MyEnterprise. Si tout est en ordre, il nous semble qu'aucun document supplémentaire ne devrait être nécessaire (voir complément d'information ci-dessous).
Les catégories 5 et 6 devront être encodées activement dans le registre UBO si elles concernent des personnes physiques. Dans un tel cas, la fourniture de documents attestant que les informations relatives à ces bénéficiaires effectifs sont adéquates, exactes et actuelles pourrait être nécessaire.
Les documents à fournir peuvent être, selon les cas à déterminer par le redevable d’information, un extrait du registre des membres, les statuts de l’a(i)sbl, un acte notarié ou tout autre document (légalisé s’il émane d’un pays tiers). L’accès à ces documents est limité aux autorités compétentes et n’est pas accessible au grand public.
Complément d'information (MAJ du 4/01):
La nouvelle obligation étant de nature à augmenter la charge administrative pour les ASBL, l’Unisoc a sensibilisé l’administration sur ce point. Conformément au principe « Only Once » (les statuts étant déjà déposés au greffe du tribunal de l’entreprise, une série de données étant déjà enregistrées à la BCE, etc.), l’AG Trésorerie travaille sur une manière d’alléger l’obligation de fournir des documents probants pour des personnes disposant d’un numéro de registre national ou d’un numéro bis.
Les redevables d’information ayant enregistré leurs UBO avant le 11 octobre 2020 bénéficient d’un délai fixé au 30 avril 2021 au plus tard pour télécharger ces documents. Ceux qui effectuent l’enregistrement de leurs UBO à partir du 11 octobre 2020 doivent, quant à eux, télécharger ces documents lors de l’enregistrement.
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