Dans la vie associative, l’organisation d’une assemblée générale (AG) est un événement de grande envergure, permettant de réunir l’ensemble des membres. Les AG sont de deux types :
- AG ordinaire : l’AG qui vise à approuver les comptes annuels et les budgets de l’ASBL. Elle doit avoir lieu dans les 6 mois de la date de la clôture de l’exercice comptable et au plus tard pour le 30 juin 2022.
- AG extraordinaire : l’AG convoquée pour des situations exceptionnelles (modification des statuts …).
Depuis la levée des mesures sanitaires, les AG peuvent se tenir en présentiel. Il n’y a plus de mesures visant à lutter contre la propagation du COVID-19 au travail. Seules les règles du code du bien-être au travail restent applicables.
Cependant, les asbl peuvent également organiser leur AG à distance. En décembre 2020, le Code des Sociétés et des Associations (ci-après le CSA) a été modifié de manière durable afin de permettre aux asbl :
- D’organiser des AG à distance (art. 9:16/1, §1 CSA)
- D’organiser des AG par écrit (9:14/1 CSA)
- De voter par avance (9:16/1, §2 CSA)
AG à distance
Une AG peut se dérouler à distance via un moyen de communication électronique. Deux moyens existent :
- Par conférence téléphonique avec un logiciel ou une ligne d’opérateurs téléphoniques (Skype, Teams …)
- Par vidéoconférence avec un logiciel (Teams, Zoom …)
Ce mode d’organisation ne nécessite pas de modifications statutaires. L’organe d’administration de l’asbl (conseil d’administration) se charge de convoquer l’AG.
C’est l’asbl qui organise l’AG qui doit mettre à disposition des participants le logiciel permettant de suivre la réunion. Ce logiciel permettra :
- Aux organisateurs de l’AG de contrôler l’identité et la qualité (fonction exercée …) des membres à l’AG
- Aux participants de l’AG de suivre les débats, délibérer, voter et poser des questions en temps réel
Tous les membres de l’AG peuvent suivre et délibérer à distance, à l’exception des membres du bureau de l’AG. Il s’agit de l’organe constitué des personnes qui organisent l’AG (présidence, vice-présidence, secrétariat, personne chargée de la trésorerie, délégué à la gestion journalière). Ces personnes devront être présentes physiquement à partir de cet endroit (ex. : bureau de l’ASBL organisant l’AG) tout en suivant la vidéoconférence.
Plusieurs conditions formelles doivent être respectées pour organiser ce type de réunion
(Pour plus d’informations, v. pages COVID « Organisation de l’Assemblée Générale (AG) » et fiche pratique « Organisation d’une assemblée générale ou d’un conseil d’administration à distance »).
AG par écrit
Lors d’une AG, les membres peuvent prendre par écrit, toutes les décisions relevant de leur pouvoir. Cela permet d’éviter trop de formalités administratives, car une AG par écrit peut ne concerner qu’une seule décision à prendre.
L’organisation d’une AG par écrit répond à des conditions strictes :
- Envoi d’une proposition claire envoyée à chaque membre de l’AG
- Vote par écrit
- Décision unanime, c’est-à-dire que l’ensemble des membres doit être d’accord pour que la décision soit adoptée. Une abstention de l’un ou plusieurs membres empêchera la décision d’être validée.
- Elle n’est pas possible pour :
- La modification des statuts
- Les décisions pour lesquelles les statuts de l’asbl interdisent cette procédure
Pour plus d’informations, v. pages COVID « Organisation de l’Assemblée Générale (AG) » et fiche pratique « Organisation d’une assemblée générale ou d’un conseil d’administration à distance ».
Vote par avance à l’AG
Les membres de l’AG votent en principe pendant la séance de l’AG. Dans certaines hypothèses, ce n’est pas le cas et la prise de vote peut se faire de manière électronique avant la séance :
- AG qui se tient en présentiel et à laquelle les membres peuvent participer ou non par vidéoconférence ou par téléphone. C’est donc bien la modalité de vote qui se fait par voie électronique.
- Le fait d’utiliser cette modalité doit être prévu dans les statuts de manière expresse.
- Le vote doit avoir lieu, au plus tard, la veille de l’AG.
- Il n’y a pas de dispositions qui règlent les mentions minimales devant être contenues dans le formulaire de vote.
- Le vote papier par correspondance n’est pas permis.
- L’asbl doit pouvoir contrôler la qualité et l’identité d’un membre.
Pour en savoir plus, v. pages COVID « Organisation du Conseil d’administration (CA) » et « Organisation de l’Assemblée Générale (AG) » et fiche pratique «Organisation d’une assemblée générale ou d’un conseil d’administration à distance ».