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ASBL

Mots-clés : ASBL, Comptabilité, Fiscalité

À partir du 1er janvier 2026, la facture électronique structurée sera obligatoire pour presque toutes les opérations entre les entreprises belges assujetties à la TVA dans leurs relations B2B ("business to business").

Cependant, l’obligation d’émettre des factures électroniques structurées ne s’applique pas aux associations qui réalisent uniquement des opérations exemptées ou aux livraisons de biens ou aux services fournis à des associations non assujetties à la TVA ou à des particuliers pour leur utilisation privée (« B2C » ou « business-to-consumer »).

Si la facture est destinée à une association non assujettie à la TVA ou à un particulier, il sera donc encore possible de l'envoyer par courrier ou au format PDF. Sur base de ce qui précède, la grande majorité des associations de nos secteurs ne devraient pas être soumis à l'obligation d'envoi ou de réception de factures électroniques structurées.

La facturation électronique c'est quoi ?

La facturation électronique c'est d'avoir une facturation conforme aux exigences d’un format numérique structuré, qui ressemble à du code informatique et peut dès lors être lu facilement par un logiciel de comptabilité. En Belgique, c’est le format «PEPPOL» ( Pan-European Public Procurement Online ) qui doit être respecté.

Facturation électronique obligatoire

À partir du 1er janvier 2026, la facture électronique structurée sera obligatoire dans les relations entre entreprises assujetties à la TVA.

Les factures au format PDF ou envoyées par courrier ne suffiront donc plus.

Cela signifie qu'il sera obligatoire d'envoyer une facture électronique structurée si votre association est :

  • assujettie à la TVA
  • réalise des opérations soumises à la TVA
  • et facture à une autre entreprise belge assujettie à la TVA.

Et ce, même si vous ne devez pas imputer de TVA à vos clients ni verser de TVA au Trésor en raison du régime de franchise des petites entreprises (chiffre d'affaire inférieur à 25.000 €).

envoi

Pas d'obligation d'envoyer une facture électronique

L’obligation d’envoyer des factures électroniques structurées ne s’applique pas:

  • aux livraisons de biens ou aux services fournis à des particuliers pour leur utilisation privée (exemples: stages enfants, prêt de livres ou médias, cours de langue, recyclage professionnel, visites de musées, cours de sports, etc...) ;
  • aux entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA (exemples: une association facture à une autre entreprise une formation organisée pour celle-ci, une association organise une visite guidée d'un musée pour une entreprise, une association donne une représentation pour une entreprise, etc...) ;
  • si l’opération facturée est exemptée en vertu de l’article 44 du Code de la TVA (exemple: formation, gestion d’un club de sport, représentation culturelle, mouvement de jeunesse, etc....

Si la facture est destinée à une association non assujettie à la TVA ou à un particulier, il sera encore possible de l'envoyer par courrier ou au format PDF. Sur base de ce qui précède, la grande majorité des associations de nos secteurs ne devraient pas être soumis à l'obligation d'envoi de factures électroniques structurées.

Attention: si l'association est un «assujetti mixte» et a donc à la fois des activités exonérées et non exonérées, elle devra facturer ses clients B2B par voie électronique, et ce, même si elle bénéficie du «régime de franchise des petites entreprises».

recevoir

Pas d'obligation d'accepter de recevoir une facture électronique

L’obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques structurées ne s’applique pas:

  • aux entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA ;
  • si l’opération facturée est exemptée en vertu de l’article 44 du Code de la TVA.

Facturation électronique volontaire possible ?

Il est possible d'opter pour une utilisation volontaire des factures électroniques structurées, même dans les situations dans lesquelles celles-ci ne sont pas obligatoires légalement. Cependant, dans un tel cas où il n’existe aucune obligation pour cette transaction, le client n’est donc pas obligé d'accepter de recevoir une facture électronique structurée pour cette opération. Cela ne sera donc possible que si les deux parties sont d’accord de travailler de cette manière.

Que répondre aux entreprises qui veulent vous envoyer des factures électroniques ?

Vous trouverez un modèle de réponse standard dans notre fiche pratique Facturation électronique [RÉSERVÉ AUX MEMBRES].

Ressources externes

Les autorités fédérales proposent un site Internet entièrement consacré à l’e-facturation : https://efacture.belgium.be

Ce site fournit des explications sur la législation en vigueur, les aspects pratiques, les outils existants, etc., tant pour les administrations que pour les entreprises, les particuliers et les comptables.
Le site propose aussi un outil pour savoir si l’association est concernée par l'obligation d'e-facturation B2B : https://efacture.belgium.be/fr/tool

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08-01-2026 - 621 lectures

Mots-clés : ASBL, Aides à l'emploi, Bien-être au travail, Fiscalité, Assurance

Tout au long de l’année, en tant qu’employeur, vous avez tout intérêt à vous tenir au courant des différentes échéances fiscales, comptables, en gestion du personnel… 

Nous vous proposons de retrouver dans des tableaux les différentes échéances fiscales, comptables, en gestion du personnel… et les tâches à accomplir de manière régulière, au cours de la vie de l’asbl.  Ces tableaux sont conçus comme un aide-mémoire et vous proposent des liens utiles liés à la matière évoquée.

Ils sont organisés en fonction de la temporalité de la tâche (mois, trimestre, année, pluri-annualité).  

Vous y trouverez également un tableau reprenant les tâches à accomplir en fonction du nombre de travailleurs au sein de l’asbl.

 

Toutefois, ces calendriers se veulent généraliste et ne reprennent donc pas les obligations nées d’un agrément, reconnaissance… spécifique.

N’hésitez donc pas à y ajouter vos propres échéances sectorielles !

 

Pour avoir accès aux tableaux rendez-vous sur la zone "Modèles et fiches pratiques".

08-12-2025 - 193 lectures

Mots-clés : ASBL, Comptabilité, CSA

En collaboration avec ses fédérations membres, la CESSoC a élaboré des modèles de documents juridiques et des fiches pratiques à destination des associations du secteur socioculturel et sportif. Ces outils sont mis à votre disposition pour faciliter la gestion de votre ASBL.

La fiche pratique intitulée Les nouvelles obligations comptables des associations (dans la partie 'Formalités et publicités') a été mise à jour suite aux modifications apportées par l'Arrêté Royal du 25 mai 2024 modifiant le Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l’ajustement des critères de taille pour les micro- et petites associations et fondations (M.B. 7 juin 2024).

Un relèvement des seuils des critères pour les micro-, petites et 'Autres' ASBL a été appliqué à partir du 1er janvier 2024 et les montants prévus aux articles 1:28, 1:29 et 3:48 du CSA ont été adaptés.

 

Retrouvez dès maintenant la fiche pratique Les nouvelles obligations comptable mise à jour ici [RÉSERVÉ AUX MEMBRES]

Cette zone va continuer à évoluer. Consultez-la régulièrement pour découvrir les nouveaux modèles et fiches pratiques !
16-10-2024 - 520 lectures

Mots-clés : APE, ASBL, Emploi, Aides à l'emploi

 

Les employeurs qui engagent des travailleurs APE devaient remplir leur rapport d’activité 2023 pour le 31 mars 2024. Le FOREM signale qu’environ 8% de ces employeurs ne l’ont toujours pas complété. Il est encore temps de vous mettre en ordre administrativement avant la fin du mois.

Rappel de la démarche :

L'intérêt du rapport d’activité APE 2023

Ce rapport informatisé, qui est disponible sur l’Espace personnel de l’employeur, a pour fonction principale d’alimenter le cadastre des emplois APE dont le FOREM assure la visibilité. Il s'agit d'une obligation décrétale avec des conséquences comme le possible non-paiement de la subvention a posteriori. 

Ce cadastre est communiqué au Gouvernement wallon et permet à celui-ci, ainsi qu’aux partenaires sociaux, « de prendre connaissance de l’évolution du dispositif, du volume de l’emploi subventionné grâce au soutien public, ainsi que des activités réalisées grâce à celui-ci » cfr. page 29 du Mode d'emploi du FOREM (voir en bas de l'article). Il est établit annuellement et est à remettre au FOREM au plus tard pour la fin du premier trimestre de l’année qui suit celle pour laquelle la subvention est octroyée.

 

Des difficultés rencontrées ?

N'hésitez pas à contacter votre Fédération pour être accompagné.e dans l'encodage. 

Il est également possible de joindre le Service APE du FOREM au 071 23 15 41, ou par e-mail via l'adresse : ape.contact@forem.be.

 

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Fichiers :

03-09-2024 - 1168 lectures

Mots-clés : APE, ASBL, Emploi, Aides à l'emploi

Au plus tard pour le 30 juin 2023, les employeurs doivent remplir le rapport d’activité APE 2022 sur le site du Forem.

Remplir le rapport d’activité APE 2022

Au début du mois d’avril, les associations qui comportent des travailleurs APE ont reçu un courrier les invitant à remplir le rapport d’activité pour l’année 2022 via la messagerie de leur espace employeur sur le site du FOREM.

Ce rapport informatisé doit être rempli pour le vendredi 30 juin au plus tard.

Procédure à suivre

  1. Connexion au compte entreprise de l’association sur le site du Forem.
  2. Connexion à l’espace APE avec les identifiants de l’espace APE.
  3. Sélection dans le menu proposé de l’encadré consacré au rapport.

Si vous rencontrez des difficultés à remplir ce rapport, n'hésitez pas à contacter votre fédération pour être accompagné dans l'encodage. Il est également possible de contacter le Service APE du Forem par mail via l'adresse ape.contact@forem.be.

 

 

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Fichiers :

03-07-2023 - 1865 lectures

Mots-clés : ASBL, Emploi, APE

Avant le 28 septembre, les associations doivent créer un nouveau compte sur le site du FOREM pour éviter de perdre l’accès aux offres d’emploi, à leurs encodages, à l’historique de recherches, aux messages échangés avec les conseillers, etc.

 

Pour garder l'accès à l'espace entreprise du FOREM, toutes les organisations ont été invitées par courriel à créer un nouveau compte sur la plateforme avant le 28 septembre.

Pour créer un nouveau compte, il suffit de vous rendre sur l’espace entreprise du FOREM. Il conviendra de définir un identifiant, un mot de passe, ainsi que de fournir les données d'identification électronique (eID ou itsme) de la personne responsable de l’espace entreprise de votre organisation.

En effet, l'interface de l'espace entreprise de la plateforme a été entièrement repensée et il est nécessaire de renouveler l'enregistrement des profils existants. Si vous n'effectuez pas les démarches avant le 28 septembre, le basculement vers le nouvel environnement engendrera la perte d’accès aux données de votre organisation (historique de conversations, encodages, etc.).

Ces évolutions concernent aussi les entreprises bénéficiaires d'APE, Chèques-Formation, PFI ou les utilisateurs de FORMAPass qui disposent actuellement d’un compte entreprise.

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29-09-2022 - 834 lectures

Mots-clés : ASBL, Comptabilité, CSA

Suite au recours en annulation introduit par l'Unisoc, le Conseil d’État a rendu un arrêt qui suit l’argumentaire de l’Unisoc et confirme que les petites ASBL qui respectent les conditions pour tenir une comptabilité simplifiée peuvent continuer à déposer gratuitement leurs comptes annuels au greffe du tribunal de l’entreprise.

Recours en annulation

En 2019, l’Unisoc s’était opposée à la généralisation de l’obligation de dépôt des comptes annuels à la BNB prévue dans une proposition de loi déposée au Parlement fédéral qui devait modifier le Code des sociétés et associations (CSA). L'Unisoc avait obtenu que cette loi ne soit pas votée. Cependant un arrêté royal avait anticipé cette modification du CSA et prévoyait sans aucune base légale une obligation de dépôt payant des comptes annuels à la BNB à charge de toutes les ASBL indistinctement alors que le CSA prévoit une obligation de dépôt desdits comptes à la BNB uniquement pour les « grandes » ASBL, les « petites » ASBL qui respectent les conditions pour tenir une comptabilité simplifiée ayant la possibilité de les déposer gratuitement au greffe du tribunal de l’entreprise.

Cette partie de l’arrêté royal contredisait donc la loi et l'Unisoc a introduit un recours en annulation de ces dispositions.

Suite au recours en annulation introduit par l'Unisoc, le Conseil d’État a rendu un arrêt qui suit l’argumentaire de l’Unisoc et annule les dispositions contraires de l’arrêté royal.

Conséquence pour les "petites ASBL" qui peuvent tenir une comptabilité simplifiée

Cet arrêt confirme donc que les "petites ASBL" qui respectent les conditions pour tenir une comptabilité simplifiée, qu’elles optent ou non pour ce type de comptabilité, sont tenues de déposer gratuitement leurs comptes annuels directement au greffe du tribunal de l’entreprise.
Si, et seulement si elles le souhaitent, ces ASBL peuvent en outre déposer leurs comptes annuels auprès de la Banque nationale, moyennant paiement des frais de dépôt en vigueur.

Notion de "petite ASBL" qui peut tenir une comptabilité simplifiée

Une petite ASBL qui peut tenir une comptabilité simplifiée est une association qui ne dépasse pas plus d'un des critères suivants à la date de bilan du dernier exercice clôturé :

 

Jusqu'au 31 décembre 2023
  • Moyenne annuelle du nombre de travailleurs (ETP)
5
  • Recettes autres que non récurrentes
334 500 euros
  • avoirs
  • dettes

1 337 000 euros

1 337 000 euros

 
À partir du 1er janvier 2024
  • Moyenne annuelle du nombre de travailleurs (ETP)
5
  • Recettes autres que non récurrentes
391 000 euros
  • avoirs
  • dettes

1 562 000 euros

1 562 000 euros



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16-10-2024 - 1561 lectures

Mots-clés : ASBL, Coronavirus

En cette période de tenue des assemblées générales, la CESSoC fait le point sur ce que les ASBL peuvent faire et ne peuvent pas faire selon les règles prévues pour lutter contre la propagation du COVID-19 ainsi que par le Code des sociétés et associations. Cet article propose quelques conseils pratiques pour organiser votre assemblée générale en présentiel ou à distance en toute légalité et en toute sécurité.

Les mesures adoptées en raison de la crise sanitaire ont eu pour effet de compliquer l’organisation habituelle des assemblées générales. En effet, l’Arrêté ministériel du 28 octobre 2020 a limité les possibilités de rassemblements physiques de personnes, et notamment les rassemblements de membres effectifs d’une association dans le cadre de l’assemblée générale. Les restrictions concernant les rassemblements dans un contexte organisé par une association ont varié ces derniers mois à l’aune de l’évolution de la situation sanitaire et continueront à faire l’objet de modification dans les semaines qui viennent. Pour permettre l’organisation de réunions des assemblées générales à distance ou la prise de décision par écrit, le Code des Sociétés et des Associations (ci-après CSA) a dès lors été modifié de façon structurelle par la loi du 20 décembre 2020.

Selon les règles actuellement en vigueur, plusieurs options sont disponibles pour l’organisation de l’assemblée générale :

Organisation de l'AG à l'extérieur en présence physique de maximum 25 personnes

Du 9 juin au 24 juin, il est permis d’organiser des activités ayant lieu dans un contexte organisé, en particulier par un club ou par une association, réunissant 50 personnes maximum, encadrants non compris, à l'intérieur ou à l'extérieur. À partir du 25 juin, il sera permis de réunir 100 personnes. La réunion des membres effectifs d’une AG est donc autorisée dans une salle ou à l'extérieur à condition de ne pas dépasser le nombre de personnes maximum autorisées.

En pratique, nous vous conseillons de :

  • Informer clairement les participants des règles en vigueur sur le plan sanitaire dans le cadre de la réunion ;
  • Organiser les lieux de façon à garantir une distance d'1,5 mètre minimum entre les participants ;
  • Imposer le port du masque ;
  • Prévoir du gel hydroalcoolique pour les participants ;
  • Désinfecter régulièrement l'établissement et le matériel utilisé ;
  • Prévoir une bonne aération des lieux ;
  • Veiller à l’accessibilité du lieu choisi ;`
  • Prévoir des solutions pour permettre à tous les membres d’entendre les délibérations, de voir les documents présentés, de participer aux débats et d’exercer son vote dans les conditions prévues aux statuts ;
  • Prévoir des alternatives en cas de mauvaises conditions météo ;
  • Disposer les chaises pour les participants afin de garantir une distance suffisante entre ceux-ci.

Concrètement, il est également permis qu’une partie des membres participent à l’AG par voie électronique et que d’autres y participent en présence physique. Dans ce cas, les règles en matière de réunion à distance par voie électronique devront également être respectées (v. Ci-dessous). Nous attirons votre attention sur la nécessité de permettre la participation directe et simultanée de tous les membres aux délibérations, même lorsque 2 modes de réunions sont prévus.

Le nombre de personnes autorisées dans le cadre de rassemblements dans un contexte organisé par une association pourra faire l’objet de modifications dans les semaines qui suivent. Dans le cadre du Comité de concertation qui s’est tenu le 11 mai, il a été annoncé que ce nombre passerait à 50 le 9 juin et à 100 le 1er juillet. Cela devra être confirmé en fonction de l’évolution de la situation sanitaire.

Réunion de l'AG à distance par voie électronique

L’organisation de votre AG à distance est explicitement autorisée par le CSA et ne nécessite pas de modifications des statuts. Une simple décision de votre organe d’administration suffit.
Les conditions pour organiser une assemblée générale à distance par voie électronique sont les suivantes :

  1. La mise à disposition d’un moyen de communication électronique doit être organisée par l’asbl. Une application telle que Teams ou Zoom peut être suffisante en fonction du nombre de participants. Elle devra permettre à chaque membre de prendre part de façon effective à l’AG.
  2. Le moyen de communication électronique doit permettre à chaque membre de participer aux délibérations de façon directe, simultanée et continue des discussions, de prendre la parole, de poser des questions en temps réel et d’exprimer son droit de vote.
  3. L’asbl contrôle l’identité et la qualité des participants. L’asbl pourra définir elle-même les modalités pour rendre cela effectif.
  4. Les membres du bureau de l’AG doivent être présents physiquement au lieu où est réputée se dérouler la réunion de l’AG, ce qui les oblige à être présents physiquement.

La définition du « bureau de l’AG » et sa composition n’étant pas prévue pour les asbl, celles-ci sont libres de déterminer les personnes qui assurent les missions du bureau de l’AG. En pratique, il s’agit des personnes chargées d’animer la réunion, de rédiger le PV, de vérifier les quorums, etc. Deux personnes peuvent suffire. Par exemple, la présidence et une personne chargée du contrôle contradictoire des présences et votes émis pendant l’AG. Elles assisteront ensemble à l’AG au même endroit en respectant les gestes barrières et les mesures de distanciation sociale, et munie d’une attestation de l’asbl justifiant de leur présence.

Des conditions précises sont prévues et sont détaillées sur la page COVID-19 - Organisation de l’Assemblée générale. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour assurer une bonne organisation de la réunion par voie électronique, dans le respect des conditions par le CSA.

Prise de décision par écrit

Dans un objectif de célérité, les décisions de l’AG peuvent également être prises par écrit (par mail notamment). Cela n’est cependant pas possible pour la modification des statuts ou les décisions pour lesquelles les statuts interdisent cette procédure. En pratique, cela implique que :

  • Aucune convocation ne doit être envoyée aux participants : il ne s’agit pas de l’organisation d’une réunion par écrit, mais d’une décision sur un point précis ;
  • Une proposition claire doit être envoyée à tous les membres c’est-à-dire une question à laquelle il n’est possible de répondre que par « oui » ou « non » ;
  • Il ne peut y avoir de débat ni de délibération ;
  • Les réponses reçues doivent être claires et ne pas comporter d’ambiguïtés ;
  • La proposition n’est adoptée que si elle est votée à l’unanimité. Attention, en cas d’abstention d’un ou plusieurs membres, la décision ne réunit pas l’unanimité. 

Pour en savoir plus, consultez la page Organisation de l’AG pour des recommandations pratiques pour la prise de décision par écrit.

Report de l'assemblée générale

Il est également possible de reporter certaines (mais pas toutes !) décisions de l’assemblée générale afin d’organiser une réunion lorsque les conditions sanitaires seront plus favorables.

Pas de report possible pour l'apporbation des comptes

Le CSA prévoit l’obligation d’organiser une AG dans plusieurs hypothèses et notamment pour l’approbation des comptes annuels et du budget dans les 6 mois de la date de clôture de l’exercice social (AG dite « ordinaire »). Cela implique que les associations qui ont clôturé leur exercice social le 31 décembre 2020 ont jusqu’au 30 juin 2021 pour tenir leur AG. C’est le cas de la majorité des asbl. En 2021, il n’a pas été prévu de possibilité de report de ces délais obligatoires (même si la CESSoC et l’Unisoc en ont fait la demande, v. ci-dessous). Il n’est donc pas possible de reporter les décisions qui concernent l’approbation des comptes et du budget plus de 6 mois après la clôture de l’exercice social.

Report possible pour d'autres décisions

Cependant, il est permis de reporter certains points de l’ordre du jour qui ne doivent pas faire l’objet d’une approbation à une date précise. Exemple : présentation du rapport annuel et du programme de l’année, échanges avec les membres sur les activités, modifications des statuts non urgentes.

Il est donc possible de prévoir des modalités de décisions différentes par point à soumettre à l’AG, par exemple :

  • Approbation des comptes annuels par écrit.
  • Présentation du budget par visioconférence.
  • Organisation d’une AG en présence physique des membres dans quelques mois pour la présentation du rapport annuel et du prochain programme.

Interpellations de l'Unisoc et de la CESSoC

La CESSoC et l’Unisoc (Union des employeurs à profit social) continuent à transmettre les difficultés relayées par leurs membres concernant l’organisation des assemblées générales en 2021 et à interroger les autorités compétentes sur le sens à donner à certaines dispositions législatives ou règlementaires. Certains points ont déjà fait l’objet de réponse et d’autres sont en cours d’analyse :

  • L’Unisoc a obtenu des précisions de la part du SPF Justice concernant les risques de contestation si les membres du bureau de l’AG ne sont pas présents physiquement dans un lieu choisi en cas d’AG par voie électronique.
  • Avant cela, l’Unisoc a interpellé à plusieurs reprises le ministère de la Justice quant à plusieurs problèmes de rédactions de la Loi du 20 décembre 2020 (notamment en ce qui concerne l’absence de définition du bureau de l’AG).
  • La CESSoC a rédigé une interpellation auprès des Groupes Politiques de la Chambre des Représentants afin de demander une prolongation du délai prévu par la loi en matière de tenue des AG afin de pouvoir organiser celles-ci en présence physique des membres lorsque la situation sanitaire le permettra à nouveau. Nous vous tiendrons informé du suivi de cette interpellation.

! Attention ! Ces règles et conseils pratiques sont à considérer sous réserve de l’adoption prochaine de la Loi pandémie et de l'évoluation des mesures fédérales en matière de lutte contre la propagation du virus. Nous vous tiendrons informés de ces actualités dès que nous disposerons de davantage d’informations.

Pour en savoir plus, consultez la Zone COVID-19 - ASBL : Organisation de l’Assemblée générale qui sera mise à jour dans les plus brefs délais pour tenir compte de la possibilité de rassemblement à l'extérieur dans un contexte organisé.


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Voyez aussi notre zone d'information COVID-19.

07-07-2021 - 2431 lectures

Mots-clés : ASBL, UBO, Gouvernance, Vie privée

Depuis fin 2019, les A(I)SBL doivent enregistrer l’identité de leurs bénéficiaires effectifs dans le registre UBO (Ultimate Beneficial Owners). Un arrêté royal du 23 septembre 2020 exige désormais de fournir des documents attestant que les informations relatives à ces bénéficiaires effectifs sont adéquates, exactes et actuelles. L’échéance pour la communication des documents probants par rapport à l’information reprise dans le Registre UBO a été reportée au 31 août 2021 (échéance initiale : 30 avril 2021)

Doivent être déclarées comme "bénéficiaire effectif" les catégories de personnes suivantes :

  1. Membres du conseil d’administration
  2. Personnes disposant d’un mandat de représentation (p.ex. bureau d’une ASBL, lorsque les statuts le prévoient)
  3. Personnes chargées de la gestion journalière de l'association
  4. Fondateurs d'une fondation (ne concerne pas les ASBL)
  5. Personnes physiques ou catégories de personnes physiques dans l'intérêt principal desquelles l'A(I)SBL ou la fondation a été constituée ou opère 

  6. Toute autre personne physique exerçant par d'autres moyens le contrôle en dernier 
ressort sur l'A(I)SBL ou la fondation

Les 4 premières catégories ne doivent en principe que faire l'objet d'une validation dans le registre UBO. En effet, elles sont déjà déclarées à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) qui transmet ces données directement au registre UBO.

Vérifiez donc que vous avez publié les mandats de vos administrateurs, des personnes habilitées à représenter l'ASBL et des délégués à la gestion journalière au Moniteur Belge et que ces informations ont bien été transmises à la BCE (via le module Publicsearch). En cas de discordance entre la BCE et les documents que vous avez déposés, vous pouvez corriger les données via MyEnterprise. Si tout est en ordre, il nous semble qu'aucun document supplémentaire ne devrait être nécessaire (voir complément d'information ci-dessous).

Les catégories 5 et 6 devront être encodées activement dans le registre UBO si elles concernent des personnes physiques. Dans un tel cas, la fourniture de documents attestant que les informations relatives à ces bénéficiaires effectifs sont adéquates, exactes et actuelles pourrait être nécessaire.

Les documents à fournir peuvent être, selon les cas à déterminer par le redevable d’information, un extrait du registre des membres, les statuts de l’a(i)sbl, un acte notarié ou tout autre document (légalisé s’il émane d’un pays tiers). L’accès à ces documents est limité aux autorités compétentes et n’est pas accessible au grand public.

Les redevables d’information ayant enregistré leurs UBO avant le 11 octobre 2020 bénéficiaient d’un délai fixé au 30 avril 2021 au plus tard pour télécharger ces documents. À l’initiative du ministre des Finances, Vincent Van Peteghem, l’AG Trésorerie du SPF Finances a reporté l'échéance de ce délai au 31 août 2021. Ceux qui effectuent l’enregistrement de leurs UBO à partir du 11 octobre 2020 doivent, quant à eux, télécharger ces documents lors de l’enregistrement.

Remarque:

La nouvelle obligation étant de nature à augmenter la charge administrative pour les ASBL, l’Unisoc a sensibilisé l’administration sur ce point. Conformément au principe « Only Once » (les statuts étant déjà déposés au greffe du tribunal de l’entreprise, une série de données étant déjà enregistrées à la BCE, etc.), l’AG Trésorerie travaille sur une manière d’alléger l’obligation de fournir des documents probants pour des personnes disposant d’un numéro de registre national ou d’un numéro bis.

Complément d'information (MAJ du 6/05/2021):

La FAQ UBO officielle a été mise à jour le 21 avril 2021. Dans celle-ci figure: « Par ailleurs, des développements informatiques sont également en cours pour permettre l’extraction de documents probants qui seraient des documents déjà publiés au Moniteur Belge. ».

Unisoc a interpellé l’AG Trésorerie pour obtenir des précisions sur le timing de réalisation de ces développements. Celle-ci n’a pas pu répondre très précisément mais s’est voulue rassurante. D’une part, les développements portent aussi bien sur l’extraction de documents probants à partir du Moniteur Belge que sur les informations enregistrées à la BCE (et donc l’administration travaille sur une simplification administrative globale). D’autre part, les développements seront bien réalisés avant le 31 août 2021 (nouvelle échéance suite à la décision de report) pour permettre aux redevables d’information d’ajouter les documents probants et effectuer la confirmation annuelle de l’information avant la date butoir.

Dossier à suivre donc...

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04-11-2021 - 878 lectures

Mots-clés : ASBL, CSA, Coronavirus

La saison des assemblées générales ordinaires est bientôt ouverte. Or, actuellement, la réunion physique des membres d’une association dans le cadre d’une assemblée générale (AG) est considérée comme un rassemblement et tombe, dès lors, sous le coup des mesures interdisant ou limitant les rassemblements en Belgique. Quelles sont les alternatives permises dans le respect des règles du Code des Sociétés et Associations (CSA) ?

Depuis le 29 octobre 2020, les rassemblements sont à nouveau interdits. L'exception qui permettait, entre le 1er juillet et le 28 octobre 2020, de réunir maximum 50 personnes dans un contexte organisé par une association notamment dans le cadre d'une AG est supprimée (à l’exception de certaines activités destinées aux enfants). La tenue d'une assemblée générale en présentiel n'est donc plus autorisée.

Lors de la première vague de contamination au COVID-19 (période de mars jusqu'à juin 2020), pour pallier l’interdiction des rassemblements en période de tenue des assemblées générales ordinaires, l’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020 proposait aux conseils d’administration (CA) plusieurs options dérogeant au Code des Sociétés et Associations pour permettre l’organisation des assemblées générales (AG). Ces dispositions étaient d’application du 10 mars 2020 jusqu’au 30 juin 2020 inclus et n'ont pas été reconduites.

Depuis lors, l'arrêté royal n°4 ayant cessé ses effets, l’organisation des assemblées générales ne faisait plus l’objet de mesures dérogatoires. Recemment, la loi du 20 décembre 2020 portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 a été adoptée et a modifié structurellement les règles du Code des Sociétés et Associations (CSA) afin de permettre expressément aux associations d'organiser leurs AG par voie électronique même en l'absence d'autorisation statutaire et de rendre possible la prise de décision par procédure écrite. Concrètement, pour l'organisation des réunions d'AG dans les mois à venir et compte tenu des mesures sanitaires en vigueur, le conseil d'adminnistration pourra choisir :

  • D'organiser une réunion à distance par un moyen électronique
  • De prendre des décisions par écrit (sauf modifications des statuts)

Ces nouvelles modalités de décision sont encadrées par des conditions et des règles de forme particulières. Pour les découvrir et savoir comment les appliquer en pratique, consultez la page COVID-19 – ASBL- Organisation de l'assemblée générale (AG).


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02-06-2021 - 1427 lectures
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