Réforme APE : Explications sur le volume global de l’emploi (VGE)

Mots-clés : APE, APE

Parmi les nouvelles règles prévues par la réforme APE entrée en vigueur le 01-01-2022, plusieurs concernent l’obligation de maintenir le volume global de l’emploi de l’association. Les associations bénéficiaires d’une subvention APE sont nombreuses à contacter leur fédération à ce sujet. Quelques explications s'imposent...

Distinguer le volume de l’emploi de référence et le volume global de l’emploi de contrôle

Le volume global d’emploi de référence correspond au nombre annuel moyen des travailleurs, calculé en ETP, occupés par l’employeur entre le 01-01-2017 et le 31-12-2019. Toutes les associations bénéficiaires ont reçu leur volume de l’emploi de référence dans la décision d’octroi, accessible sur leur espace employeur sur le site web du FOREM. Ce VGE de référence restera le même à travers le temps (sauf exceptions demandées par l'employeur, v. ci-dessous).
Le volume global de l’emploi de contrôle correspond au nombre annuel moyen des travailleurs, calculé en ETP, occupés par l’employeur durant l’année N (Ex. 2022). Le maintien du VGE de référence sera contrôlé annuellement par le FOREM, pour chaque année civile (Ex. En 2023, on contrôlera si le VGE de 2022 est égal ou supérieur au VGE de référence.

Calcul du volume de l’emploi (référence et contrôle)

Le VGE est calculé grâce aux données encodées par l'employeur dans la DmfA. Deux éléments interviennent pour le calcul de ce VGE de référence :

  • Les travailleurs à prendre en compte (codes travailleur repris sur la DmfA)
  • Les périodes de prestations effectives et assimilées déclarées sur la DmfA pour chaque travailleur concerné (codification des données relatives au temps de travail).

Catégories de travailleurs pris en compte pour le calcul du VGE de référence  
TOUS les travailleurs suivants, peu importe l’unité d’établissement à laquelle ils ressortissent, sont pris en compte :

  • code 015 : ouvriers de catégorie ordinaire à l’exclusion des apprentis
  • code 024 : ouvriers ACS ou APE
  • code 495 : employés ordinaires à l’exclusion des apprentis
  • code 484 : employés ACS ou APE
  • code 012 : ouvriers handicapés à l’exclusion des apprentis (ceci vise, selon nous, les entreprises de travail adapté avec un indice ONSS 073 ou 273)
  • code 025 : ouvriers handicapés ACS ou APE
  • code 492 : employés handicapés à l’exclusion des apprentis (ceci vise, selon nous, les entreprises de travail adapté avec un indice ONSS 073 ou 273)
  • code 485 : employés handicapés ACS ou APE.

Seuls les apprentis sont exclus du VGE de référence, sur la base du code d’apprentissage qui doit être « coché » sur la DmfA (au niveau de la ligne d’occupation – Type d’apprenti – Type 1 (formation en alternance).

Prestations (effectives et assimilées) prises en compte pour le calcul du VGE de référence
TOUS les codes de prestations, ordinaires et indicatifs, sont pris en compte par le FOREM pour établir le calcul du VGE de référence.
Presque toutes les périodes de suspension du contrat de travail sont donc comptabilisées dans le volume global de l’emploi :
Incapacité de travail (salaire garanti, complément à l’indemnité de mutuelle pour les ouvriers, période entièrement prise en charge par la mutuelle)

  • Accident du travail ou maladie professionnelle (couvert ou non par un « salaire garanti »)
  • Les congés sans solde
  • L’écartement, le repos de maternité, le congé d’allaitement, les pauses allaitement
  • Les congés de circonstance
  • Les raisons impérieuses
  • Les vacances annuelles légales, sectorielles, d’entreprise, européennes, vacances jeunes, vacances seniors
  • Le chômage temporaire (force majeure, économique, intempéries)
  • Jours fériés
  • Le congé éducation payé
  • Repos compensatoire dans le cadre de la réduction du temps de travail ;
  • Jours de grève
  • Congé politique
  • Congé de naissance, congé d’adoption et congé parent d’accueil pris en charge par la mutuelle ou l’ONEM (soins d’accueil pour ce dernier).

Les périodes couvertes par le paiement d’une indemnité de rupture ne sont pas prises en compte dans ce comptage.
Des situations spécifiques ont été prévues pour le calcul du VGE de référence pour les employeurs qui n'ont pas bénéficié de postes APE pour toute la durée de la période de référence. Pour plus d'information à ce sujet, consultez la FAQ Réforme APE.

Comptabilisation des personnes absences et des remplaçants
! ATTENTION ! En cas d’absence remplacée d’un travailleur seront comptabilisés les titulaires de postes, mais aussi les remplaçants éventuels (Exemple : un écartement, repos de maternité et congé d’allaitement remplacé ou incapacité de travail remplacée).
La situation est avantageuse pour le calcul du volume de l’emploi au moment du contrôle. En revanche, cela sera défavorable à l’employeur si cette situation est survenue durant les années servant pour le calcul du volume de l’emploi de référence. L’asbl se verrait comptabiliser éventuellement 2 ETP pour cette période, alors même qu’il n’existe réellement qu’un seul poste de travail. Elle serait certainement dans une situation de baisse du volume de l’emploi.
Une exception explicite dans l’AGW permet de demander la modification du volume de l’emploi de référence dans l’hypothèse d’un titulaire de poste absent qui aurait été remplacé durant les années de référence 2017 à 2019. Pour cela, l’employeur devra suivre la procédure de demande de dérogation au maintien du volume de l’emploi lors du contrôle durant 2 années consécutives (v. Ci-dessous).

VGE de référence défavorable à l’employeur : demande de recalcul

Un recalcul du VGE de référence, à la baisse, est possible, mais uniquement dans la situation suivante : un VGE de référence calculé sur l’année civile 2021 est inférieur à celui calculé sur les années 2017 à 2019 inclus.
Les modalités de calcul du VGE de référence sur l’année civile 2021 sont les suivantes :

  • On prend en compte tous les travailleurs visés ci-avant
  • On prend en compte toutes les prestations effectives et assimilées évoquées ci-avant
  • L’éventuelle problématique des crédits temps avec motif et des congés thématiques persiste
  • Le calcul s’effectue sur la base des données figées par l’ONSS au 30-09-2022
  • Ce recalcul ne peut pas donner un résultat inférieur au volume d’emploi que l’employeur devait respecter au 30-09-2021 sur la base de l’ancienne législation APE (c’est-à-dire effectif de référence « fonds propres » + ETP APE).

La procédure prévue pour ce recalcul est la suivante (art. 14 du décret, art. 12 à 14 de l’AGW) :

  • L’employeur DOIT introduire une demande en ce sens via son espace personnel au plus tard pour le 30-09-2022
  • Dans les 10 jours à dater de la réception de la demande, le FOREM accuse réception de la demande et mentionne si le dossier est complet ou non
  • Si le dossier est incomplet, l’employeur doit le compléter, sur son espace personnel, dans un délai de 30 jours. À défaut, la demande est classée sans suite.
  • Le FOREM vérifie le différentiel de calcul sur la base de l’année 2021 et déclare la demande recevable ou non
  • Si le FOREM estime la demande irrecevable, la demande est classée sans suite. Quid d’un éventuel recours ? Rien n’est prévu.
  • Si le FOREM déclare la demande recevable, il transmet une proposition de décision à la ministre régionale de l’emploi pour le 30/10/2022 (ou dans les 25 jours de la réception du dossier complet)
  • Le ou la ministre wallonne de l’Emploi modifie le VGE de référence dans les 10 jours suivant la réception du dossier complet transmis par le FOREM
  • Le FOREM notifie la décision sur l’espace personnel de l’employeur dans un délai de 5 jours à dater de la réception de la décision ministérielle
  • La nouvelle décision entre en vigueur avec effet rétroactif au 01-01-2022.

Erreur dans le calcul VGE de référence

S’il vous semble que votre VGE de référence est anormalement élevé, nous vous recommandons de :

  1. Vérifier que cela ne s’explique pas par les nouvelles catégories de travailleur et de prestations pris en compte pour le calcul. Ex. Avez-vous bien vérifié que vous n’avez pas eu une longue absence remplacée durant les années de référence ?
  2. S’assurer qu’il ne s’agit pas d’une erreur d’encodage de la DmfA
  3. Prendre contact avec le FOREM pour obtenir des précisions (ape.contact@forem.be)

Contrôle annuel du volume de l’emploi

Le FOREM calcule le volume de l’emploi de contrôle et le compare au volume de l’emploi de référence et vérifie que le premier n’est pas inférieur au second.

Une première vérification est effectuée au cours du mois de juillet de l’année N+1 (Ex. Juillet 2023 pour l’année civile 2022). La vérification s’effectue sur la base des données figées, pour l’année concernée, par l’ONSS au 30 juin de l’année N+1. L’employeur est informé des chiffres en possession du FOREM pour le 15 juillet de l’année N+1, et ce sur son espace personnel.
Si l’employeur, à ce moment, estime qu’une information relative à l’occupation d’un travailleur n’est pas disponible auprès de l’ONSS et que cette donnée impacte le VGE, il en informe le FOREM via l’espace personnel. Cette information doit être disponible pour le 30 septembre de l’année N+1. Le FOREM notifiera à l’employeur sa décision de prendre en compte ou non cette information. Cela pourrait être le cas en cas de mauvais usage de la DmfA ou de mauvaise communication avec le secrétariat social.

Le contrôle définitif du respect du volume global d’emploi est effectué par le FOREM, pour le 31 octobre de l’année N+1, sur la base des données figées par l’ONSS au 30 septembre de l’année N+1. Des seuils de tolérance pour le contrôle du VGE ont été prévus, en fonction de la taille de l’association. L’obligation du respect du VGE est remplie :

  • Pour les employeurs dont le VGE de référence est supérieur à 5 travailleurs (en ETP), si le VGE de l’année concernée atteint au moins 90 % du VGE de référence
  • Pour les employeurs dont le VGE de référence est égal ou inférieur à 5 travailleurs (en ETP), si le VGE de l’année concernée atteint au moins 80 % du VGE de référence.

Si le VGE de l’année concernée est inférieur aux pourcentages repris ci-avant, la subvention est récupérée par le FOREM à due concurrence de la diminution du VGE. Pour le calcul du VGE non respecté, on soustrait du VGE de référence le seuil de tolérance applicable.
Exemple :

  • VGE de référence : 10 ETP
  • VGE contrôlé pour l’année de référence 2022 : 8 ETP (Le contrôle sera effectué entre juillet et octobre 2023)
  • VGE de référence diminué du seuil de tolérance : 10 ETP - 1 ETP (10%) = 9 ETP
  • Différence entre VGE référence diminué et VGE contrôle : 9 ETP - 8 ETP = 1 ETP

Si l’employeur doit rembourser une partie de la subvention sur la base du nombre minimal d’ETP APE non atteint ET sur la base du VGE non respecté, seul le montant le plus élevé entre les deux indus sera récupéré par le FOREM.

Dérogation à l’obligation du maintien du volume de l’emploi et modification du VGE de référence après 2 ans

Le ministre wallon de l’Emploi peut déroger à l’obligation du maintien du VGE de référence, sur demande motivée de l’employeur, dans les cas suivants (Art. 55 de l’AGW) :

  • La diminution du VGE annuel est due à une perte de subvention émanant des pouvoirs publics
  • La diminution du VGE annuel est causée par un cas fortuit. Le non-respect du volume global de l'emploi de référence qui trouve son origine dans la comptabilisation dans le VGE de référence de l'employeur d'un travailleur absent et du travailleur qui le remplace durant son absence constitue un cas fortuit.
  • L’employeur démontre que le non-respect du VGE de référence trouve son origine dans le délai raisonnablement nécessaire au remplacement d’un ou plusieurs travailleurs ayant définitivement quitté l’entreprise.
  • Lorsque l’employeur a bénéficié, durant 2 années consécutives, de cette dérogation, le Gouvernement peut prévoir une procédure de modification du VGE de référence, sur demande motivée de l’employeur, ainsi que les conditions auxquelles la modification du VGE de référence est accordée (Art. 56 et 57 de l’AGW).

Quand et comment introduire une demande motivée de dérogation au maintien du volume de l’emploi ?
L’employeur devra prendre l’initiative de cette demande de dérogation motivée. La demande pourra être introduite grâce à un formulaire en ligne accessible sur l’espace employeur du site internet du FOREM. Nous recommandons aux employeurs de sauvegarder toutes les preuves qui attestent de la demande motivée (Ex. Lettre de démission ou de licenciement, contrat de remplacement, etc.)
La demande devra être introduite au plus tard 30 jours après la communication par le FOREM à l’employeur du résultat du contrôle définitif (v. ci-dessus : cette communication intervient au plus tard le 31-10 de l’année N+1). Il est bien sûr possible d’introduire cette demande à l’avance. Le FOREM nous informe que le formulaire sera disponible toute l’année sur son site internet. Il n’est pas encore en ligne, mais devrait l’être très prochainement. Nous recommandons aux employeurs qui se trouveraient dans l’une des 3 situations décrites ci-dessus durant l’année-N (Ex. Perte d’un subside en 2022) de planifier l’introduction d’une demande  de dérogation entre le 15 juillet (date de réception des premiers chiffres par la FOREM) et le 30 septembre de l’année N+1 (Ex. 2023).
Pour plus d'information sur la procédure de demande de dérogation au maintien du VGE, consultez la FAQ Réforme APE.


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Fichiers :

22-06-2022 - 216 lectures