Rappels
Doivent être déclarées comme "bénéficiaire effectif" les catégories de personnes suivantes :
- Membres du conseil d’administration
- Personnes disposant d’un mandat de représentation (p.ex. bureau d’une ASBL, lorsque les statuts le prévoient)
- Personnes chargées de la gestion journalière de l'association
- Fondateurs d'une fondation (ne concerne pas les ASBL)
- Personnes physiques ou catégories de personnes physiques dans l'intérêt principal desquelles l'A(I)SBL ou la fondation a été constituée ou opère
- Toute autre personne physique exerçant par d'autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l'A(I)SBL ou la fondation
Les 4 premières catégories ne doivent en principe que faire l'objet d'une validation dans le registre UBO. En effet, elles sont déjà déclarées à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) qui transmet ces données directement au registre UBO.
Vérifiez donc que vous avez publié les mandats de vos administrateurs, des personnes habilitées à représenter l'ASBL et des délégués à la gestion journalière au Moniteur Belge et que ces informations ont bien été transmises à la BCE (via le module Publicsearch). En cas de discordance entre la BCE et les documents que vous avez déposés, vous pouvez corriger les données via MyEnterprise. Si tout est en ordre, il nous semble qu'aucun document supplémentaire ne devrait être nécessaire (voir complément d'information ci-dessous).
Les catégories 5 et 6 devaient être encodées activement dans le registre UBO si elles concernent des personnes physiques. Dans un tel cas, la fourniture de documents attestant que les informations relatives à ces bénéficiaires effectifs sont adéquates, exactes et actuelles pourrait être nécessaire. Les documents à fournir peuvent être, selon les situatuibs, un extrait du registre des membres, les statuts de l’a(i)sbl, un acte notarié ou tout autre document (légalisé s’il émane d’un pays tiers)...
Liaison entre UBO et le Moniteur belge et principe "Only once"
Il reste que les obligations de preuve prévues par l'A.R. du 23 septembre 2020 sont de nature à augmenter la charge administrative pour les ASBL. L’Unisoc avait donc sensibilisé l’administration sur ce point. Conformément au principe Only Once, l’AG Trésorerie a allégé l’obligation de fournir des documents probants : les redevables d’information ont désormais la possibilité de confirmer que les informations reprises au Moniteur Belge permettent de prouver que les informations présentes dans le Registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles. Cela leur permet de ne pas devoir ajouter de documents probants si ces documents sont déjà disponibles au Moniteur Belge. Les manuels d’utilisation sont en cours de mise à jour.
Concrètement, pour enregistrer les documents probants et lier la registre UBO et le Moniteur belge :
- Renseigner les bénéficiaires effectifs de l'association, c’est-à-dire les personnes qui exercent un contrôle sur l'association. Pour une ASBL, il s’agit généralement des administrateurs, des personnes habilitées à représenter l’association, des personnes déléguées à la gestion journalière.
- Une fois tous les bénéficiaires effectifs enregistrés au registre UBO de l’entité, ajouter des documents probants prouvant les informations enregistrées. Par exemple : ajouter un registre de part, un PV d’assemblée générale, les statuts de la société, un acte notarié, etc.
- Si tous les documents probants adéquats se trouvent déjà au Moniteur Belge, il est possible de lier le registre UBO de l’entité au Moniteur Belge. Pour cela, une fois connecté au registre UBO de votre entité, rendez-vous dans l’onglet document probant, puis cliquer sur le bouton lier Moniteur Belge. Une fois le lien validé, vous ne devez plus ajouter de document probant au registre UBO de l’entité.
Vous trouverez ci-dessous une capture d'écran indiquant l'emplacement de la laison entre le Moniteur belge et le registre UBO.
Délais
Les redevables d’information ayant enregistré leurs UBO avant le 11 octobre 2020 bénéficiaient d’un délai fixé au 30 avril 2021 au plus tard pour télécharger ces documents. À l’initiative du ministre des Finances, Vincent Van Peteghem, l’AG Trésorerie du SPF Finances a reporté l'échéance de ce délai au 31 août 2021. Ceux qui effectuent l’enregistrement de leurs UBO à partir du 11 octobre 2020 doivent, quant à eux, télécharger ces documents lors de l’enregistrement.
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